Администратор в салоне красоты

Обязанности администратора салона красоты: задачи и инструменты для их выполнения

Friday October 26th, 2018 715

Визит в салон красоты — это больше, чем просто поход за новой прической или косметологической услугой. Ведь в хорошем салоне царит почти волшебная атмосфера: красиво, уютно, внимательный и умелый персонал, а, главное, — у каждого посетителя ощущение, что он VIP, даже если пришел в небольшой салон эконом-класса.

А за этой атмосферой — кропотливая работа, в которой объединены функции хозяйственника, снабженца, маркетолога и даже психолога. И все это, в идеале, выполняет один человек — администратор.

Чем больше доволен клиент и, при этом, чем меньше он задумывается о том, как сложны и многогранны должностные обязанности администратора салона красоты, тем лучше для бизнеса.

И здесь возникает сразу несколько вопросов. Что входит в обязанности администратора салона красоты? Где найти хорошего специалиста? Как контролировать и оценивать эффективность админработы и при этом не погрязнуть часах и мегабайтах отчетов?

Начнем по порядку.

Что должен знать администратор салона красоты?

Конечно, успех или неуспех салона во многом зависит от профессионализма мастеров, которые в нем работают. Но и роль администратора очень велика: он может организовать бизнесу хороший подъем или, напротив, стать причиной потери клиентов.

Грубый ответ на телефонный звонок. Отказ в устной консультации с отговоркой «на сайте все написано». И даже плохой кофе… Причин, по которой клиент уйдет искать другой салон, — масса, и многие связаны именно с работой администратора.

Поэтому наиболее важная часть обязанностей администратора салона или парикмахерской — это коммуникация с клиентами. Сюда входят:

  • Запись клиентов и составление расписания. Своевременные напоминания о записи. Встреча посетителей и располагающее общение с ними.
  • Грамотное консультирование по всему спектру услуг и товаров. Даже если вопросы кажутся совсем банальными или не связаны напрямую с услугой, которую запросил клиент. Некоторые администраторы считают, что консультации — вне их задач. А между тем, это помогает поднимать салон сразу по двум направлениям: повышает уровень удовлетворенности клиентов и способствует увеличению среднего чека.
  • Умение улаживать конфликтные ситуации и способность всегда поддерживать имидж салона на высоте.
  • Удержание интереса к салону на высоком уровне. Сюда входит, в том числе, информирование клиентов о действующих акциях, новых товарах и услугах.

Это сторона, которая видна клиенту.

Также в обязанности администратора салона красоты входит немало внутренней работы:

  • Ведение базы данных клиентов.
  • Учет финансов и работа с кассой.
  • Контроль сотрудников: выполнение ими своих обязанностей, соблюдение трудовой дисциплины и правил безопасности.
  • Обеспечение (включая учет складских остатков) салона всем необходимым: от инструментов и материалов до бытовой химии и растений, без которых невозможны чистота и уют.

А где найти такого?

В поисках хорошего администратора очень важно не впасть в ту же крайность, что и поп из известной сказки. В том смысле, что действительно классный администратор — это определенные расходы. И здесь возможны два варианта:

  1. Искать сразу готового специалиста, который сам все умеет и обладает такой высокой степенью личной ответственности, что необходимость его контроля отпадает. Плюсы: не надо тратить время и деньги на объяснения и обучение, не нужен постоянный контроль со стороны руководства. Но! Труд такого администратора обычно весьма дорог.
  2. «Вырастить» собственного профессионала. Плюс: при удачном стечении обстоятельств и высоких личностных качествах обучаемого получится преданный сотрудник с высокой лояльностью к вашему салону. Но! На обучение и контроль нужно время и соответствующие инструменты. Впрочем, такие инструменты можно найти, причем с адекватными затратами, которые быстро окупаются.

Как видите, у каждого варианта есть свои достоинства и каждый сопряжен с определенными издержками. Какой из путей выбрать — решение индивидуальное.

Как узнать, что все хорошо?

Или не очень хорошо. Да-да! Как бы ни было неприятно, но важно вовремя узнавать, что дела идут не так, как хотелось бы. Это помогает анализировать ошибки, делать выводы и в итоге повышать качество обслуживания.

Итак, что есть в арсенале проверяющего?

  • Стандарты обслуживания, в том числе — правила телефонного общения для администратора салона красоты.
  • Должностные инструкции с четким описанием обязанностей и принципа работы администратор салона красоты. Этот документ поможет и на этапе собеседования, ведь будущий работник должен понимать, чего от него ждут.
  • IP-телефония и выборочное прослушивание звонков, для понимания: нужно что-то менять в стиле общения администратора или и так все отлично.
  • Сбор и анализ отзывов об уровне обслуживания.
  • Анализ статистики продаж.
  • Статистика удержания клиентов.
  • Сравнение эффективности разных администраторов, чтобы вовремя заметить и исправить ошибки, если они у кого-то есть или внедрить для всех чей-то удачный прием.

Вывод напрашивается сам собой: администрирование салона красоты или парикмахерской — это не набор разрозненных функций, а системная бизнес-задача. Ее, конечно, можно решать самостоятельно, изобретая собственные инструменты учета клиентов и составления отчетов. А можно заметно сэкономить время и силы, использовав готовый продукт, в основе которого — многолетний анализ деятельности в индустрии красоты.

В Beauty Pro есть, с одной стороны, все необходимое для качественного выполнения административной работы, а с другой, — необходимые руководителю инструменты для оценки и контроля бизнес-процессов. Вот лишь некоторые функции продукта:

  • Карточки клиентов, благодаря которым легко найти контакты, вспомнить предпочтения и отследить историю посещений.
  • Расписание, которое позволяет вести запись клиентов и делать в ней изменения в несколько кликов.
  • Быстрая продажа, с помощью которой продажи товаров и услуг легко оформлять и учитывать. Максимум прозрачности для владельцев салона.
  • Более 150 видов отчетов, которые позволяют анализировать работу салона по разным критериям: статистика продаж и удержания клиентов, эффективность отдельных сотрудников, процент постоянных и разовых посетителей

Также программа позволяет вести онлайн-запись, учет складских остатков и даже расчет зарплат по разным формулам. То есть это своего рода универсальное электронное рабочее место администратора. Наподобие сумки стилиста, в которую умещается все необходимое для эффективной работы.

Чтобы познакомиться с возможностями программы и оценить ее преимущества, скачайте бесплатную демо-версию. Наша служба поддержки оперативно с вами свяжется, чтобы ответить на вопросы, если они есть и помочь настроить программу.

Должностная инструкция
Управляющего салона красоты

1. Общие положения
1.1. Управляющий салона красоты (в дальнейшем «Управляющий») относится к категории высшего управленческого персонала.
1.2. На должность Управляющего салона красоты (в дальнейшем «Салон», «Предприятие») назначается лицо, имеющее высшее управленческое или высшее /средне-специальное профессиональное образование (в случае отсутствия высшего образования обязательны требования к стажу работы по специальности: не менее 5 лет, из них 1 год на управленческой должности).
1.3. Управляющий назначается на должность приказом руководителя предприятия/ собственника бизнеса .
1.4. Управляющий подчиняется _________________ ( )
1.5. На время отсутствия Управляющего (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя предприятия/собственника. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Базовые компетенции Управляющего ^

Управляющий должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам бытового обслуживания населения.
2.2. Основы экономики, управления предприятием, гостиничного менеджмента и маркетинга;
2.3. Правила предоставления парикмахерских, косметических и других сопутствующих услуг в Российской Федерации;

2.4. Основы психологии и конфликтологии применительно к обслуживанию клиентов;

2.5. Виды оказываемых салоном услуг;
2.6. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов;
2.7. Законодательство о труде, основы организации труда работников, методы подбора, управления и развития персонала;
2.8. Правила внутреннего распорядка;
2.9. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Управляющий должен уметь:

2.10. Анализировать рынок аналогичных услуг и прогнозировать спрос на услуги;

2.11. В соответствии с запланированными показателями ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение;

2.12. Планировать бюджет салона красоты;

2.13. Организовать работу с поставщиками;

2.14. Организовать процессы подбора кадров, обучения , развития и управления персоналом.

3. Должностные обязанности Управляющего:

(Задача управляющего салоном красоты состоит не только в руководстве процессами и персоналом салона , но и соблюдении бизнес-интересов владельцев салона красоты, обеспечивании прибыли )

3.1. Руководит производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственность за эффективное использование и сохранность имущества салона, содержание в исправном состоянии помещений и имущества в соответствии с правилами и нормами эксплуатации, бесперебойной работы оборудования, благоустройства и комфортности;

3.2. Обеспечивает соблюдение санитарно-технических и противопожарных требований;

3.3. Оформляет и получает документы (разрешения), необходимые для оказания услуг бытового обслуживания населения.

3.4.. Взаимодействует с государственными органами во время плановых и внеплановых проверок.

3.5.. Предоставляет контролирующим органам необходимые сведения, связанные с деятельностью салона красоты.

3.6.. Организует регулярную инвентаризацию склада салона красоты

3.7.. Заключает договоры на коммунальное и иное обслуживание (обеспечение электроэнергией, отопление, водоснабжение, телефонную связь, уборку территории, вывоз отходов, охрану и пр.).

3.8. Ведет переговоры и заключает договоры на техническое обслуживание применяемого в салоне красоты оборудования и инструментов, договоры поставки средств гигиены, иных расходных материалов, обеспечивает их своевременное получение, контролирует сроки, ассортимент, количество и качество их поступления и реализации.

3.9. Издает приказы (распоряжения) по всем направлениям деятельности салона красоты.

3.10. Определяет функции и задачи структурных подразделений.

3.11. Руководит финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за результаты этой деятельности и достижение запланированных финансовых показателей, рост объемов предоставляемых клиентам услуг и увеличение прибыли и конкурентоспособности предприятия;

3.12. Обеспечивает уровень клиентского сервиса, соответствие предоставляемых услуг мировым стандартам в целях привлечения клиентов, постоянное улучшение качества обслуживания клиентов в соответствии с уровнем салона;

3.13. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит соответствующие организационно-технические мероприятия, принимает меры к профилактике, предупреждению и разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании клиентов;

3.14. Обеспечивает выполнение салоном всех обязательств перед региональным и местным бюджетом, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также выполнение хозяйственных и трудовых договоров.

3.15. Принимает, перемещает и увольняет работников салона красоты, утверждает график отпусков, должностные инструкции, производственные инструкции, иные документы.

3.16. Устанавливает обязанности работников салона красоты, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам, своим заместителям, руководителям структурных подразделений.

3.17. Обеспечивает применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего персонала, выплату заработной платы в установленные сроки;Применяет меры поощрения к отличившимся работникам, налагает взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.18. Отстраняет от работы работников, не прошедших в установленном порядке медицинский осмотр (освидетельствование), проверку квалификационных знаний, проверку знаний правил техники безопасности, пр.

3.19. Контролирует соблюдение работниками предприятия трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены;

3.20. Обеспечивает ведение и своевременное представление в руководителю предприятия/ владельцу отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности салона;

3.21. Защищает имущественные интересы салона в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

3.22. Обеспечивает:

— подразделения салона красоты необходимым оборудованием, инвентарем и инструментами, парфюмерной и косметической продукцией, средствами гигиены, иными расходными материалами;

— безопасность процесса оказания услуг для персонала и клиентов, рабочих мест, применяемого инструмента и оборудования, применяемых материалов;

— соответствие фактического технологического процесса оказания услуг инструкциям фирм-изготовителей парфюмерной и косметической продукции, средств гигиены;

— условия для качественного обслуживания клиентов;

— выполнение всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами;

— соответствие оформления фасада здания, вывески, витрин, рекламных материалов, фирменных знаков и указателей установленным требованиям;

— применение материальных и моральных стимулов повышения эффективности труда работников;

— соблюдение работниками салона Закона РФ «О защите прав потребителей», Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации, иных нормативных правовых документов, устанавливающих обязательные требования к оказанию услуг бытового обслуживания населения;

— повышение квалификации обслуживающего персонала салона красоты, участие в курсах и конкурсах по парикмахерскому искусству и декоративной косметике, иных конкурсах мастерства, выставках парфюмерной и косметической продукции; получение обслуживающим персоналом дипломов, свидетельств, удостоверений, аттестационных свидетельств, иных документов, подтверждающих профессионализм работников;

— наличие в салоне необходимой справочной и иной литературы, пособий, справочников, периодических изданий;

— своевременную выплату заработной платы работникам салона красоты;

— соблюдение работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности, санитарных требований и правил личной гигиены, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка;

— прохождение работниками, связанными с оказанием услуг, медицинских осмотров;

— организацию учета товарно-материальных ценностей.

4. Права Управляющего:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководителя, касающимися его деятельности и стратегического развития салона;
4.2. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;
4.3. В пределах своей компетенции сообщать руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности салона (его структурных единиц) и вносить предложения по их устранению;
4.4. Запрашивать от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
4.5. Привлекать специалистов всех структурных единиц к решению задач, возложенных на него.
5. Ответственность Управляющего :
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, Управляющий несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, он несет ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба он несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.