Акт приемки передачи дел

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

Акт.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Акт приема (сдачи) дел и должности

Рекомендуемый образец
УТВЕРЖДАЮ
________________________________
(должность)
________________________________
(звание, подпись, инициалы и фамилия)
“____” __________________ 20 __ г.
Акт
приема (сдачи) дел и должностиКомиссия в составе председателя ______________________________________
(звание, фамилия, инициалы)
и членов __________________________________________________________________
(звание, фамилия, инициалы)
___________________________________________________________________________
а также сдающий должность _______________________________________________
(наименование должности, звание,___________________________________________________________________________
фамилия, инициалы)
и принимающий должность __________________________________________________
(звание, фамилия, инициалы)
составили настоящий акт в том, что на основании приказа ___________________________________ в период с “ ____“ _____________ 20 __ г. по
(номер и дата предписания, приказа)
“ ___ “ ______________ 20 ___ г. первый сдал, а второй принял дела и должность
___________________________________________________________________________
(наименование должности)
В результате приема и сдачи установлено (далее кратко излагается)
1. Укомплектованность учреждения, подчиненных служб и подразделений личным составом, ВВСТ, состояние профессиональной подготовки, а также их готовность к выполнению задач по предназначению.
2. Планирование материально-технического обеспечения и выполнение плановых мероприятий
3. Обеспеченность учреждения материальными средствами по подчиненным службам и состояние их хранения, освежения и содержания; квартирно-бытовые условия, организация питания и банно-прачечного обслуживания личного состава, наличия и состояния зданий, сооружений, инвентаря и оборудования, состояние перевозок всех видов материальных средств.
4. Состояние учета материальных средств текущего довольствия и неприкосновенных запасов всех видов материальных средств по подчиненным службам.
5. Организация хранения, эксплуатации, ремонта и учета техники в подразделениях.
6. Законность в расходовании материальных и денежных средств.
7. Результат проверки каждой службы в отдельности, учет и отчетность, наличие, качественное состояние и условия хранения вооружения, специальной техники и других материальных средств, их эксплуатация и ремонт; выявленные излишки и недостатки; противопожарные мероприятия и другие вопросы.
8. Выводы и предложения (при необходимости указать возражения или замечания принимающего (сдающего) дела и должность.Приложения:
Предложения, акты снятия остатков материальных средств, объяснения сдающего дела и должность, план устранения недостатков.
Председатель комиссии:________________________________________
(воинское (специальное) звание, подпись, инициалы и фамилия)
Члены комиссии:______________________________________________________
(воинское (специальное) звание, подпись, инициалы и фамилия)
Дела и должность:
Сдал ________________________________________________________________
(звание, подпись, инициалы и фамилия)
Принял ______________________________________________________________
(звание, подпись, инициалы и фамилия)
“ ___ “ ________________ 20 __ г.
Решение руководителя учреждения по возражениям и замечаниям: