Какие бывают письма

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.

Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

  1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
  2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

Классифицируют письма и по структурному признаку:

  1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
  2. Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак – также основание для классификации:

  1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
  2. Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Классификация писем по признаку адресата:

  1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
  2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:

  1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
  2. Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:
1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).
образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)
2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.

3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.

образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)
4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.
образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)
5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.
6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.
7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.
8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.
9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура

Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.
Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

  1. Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
  2. Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
  3. Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
  4. Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
  5. Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
  6. Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
  7. Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
  8. Заключение. Вежливое завершение письма.
  9. Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
  10. Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
  4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

  1. Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
  2. «Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
  3. Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
  4. Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
  5. Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
  6. В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
  7. Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Инициативное информирование и организация выставок документов.

Тема: ПРАВИЛА РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

План:

1 Цели научно-информационной деятельности государственных архивов Республики Беларусь.

2 Инициативное информирование и организация выставок документов.

3 Исполнение запросов учреждений и обращений граждан.

4 Выдача архивных документов во временное пользование читателям и учреждениям.

Цели научно-информационной деятельности государственных архивов Республики Беларусь.

Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребеостей общества в ретроспективной документной информации. В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:

· Укрепление белорусской государственности,

· Удовлетворение информационных потребностей общества,

· Обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому эта информация необходима. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия, культурные, научные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, граждане. Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Цели использования документов могут быть:


· Управленческие,

· Политические,

· Экономические,

· Научные,

· Культурно-просветительские,

· Социально-правовые.

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропоганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопастности и т.д.

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно: при прогнозировании и планировании экономического развития, разработке и реализации проектов, стратегий; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов. Использование документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах. Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, курсовых, дипломных работ. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отрослей знания.

Формы использования архивных документов – это определённые информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определённые информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

ü Информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан с их запросами;

ü Исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

ü Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

ü Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

ü Выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

ü Публикация документов;

ü Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой документации,организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий.)

Инициативное информирование и организация выставок документов.

Инициативное информирование осуществляется самим архивом без обращения заявителей. Выявление документов производиться в расчёте на потенциального потребителя информации. Потребителем информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица, органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации.

Работа по инициативному информированию ведётся в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категории потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям: если администрация одного региона запросила подборку об истории дорожного строительства, то возможно эта информация понадобится и администрации другого региона. Особое внимание следует обращать на тематику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают.

Далее следует определить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы для потенциальных заказчиков, просмотрев материалы ведомственной периодики (“Ведомости”, “Информационные бюллетени…”), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и пр. За информацией целесообразно обращаться в пресс-службы или отделы по связи с общественностью учреждений и предприятий.

В результате работы по инициативному информированию в государственном архиве составляется информационное письмо. Главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный заказчик станет реальным. Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации в целях реализации совместных проектов, заключении договора о сотрудничестве, лицензионных договоров на комерческое использование документов и др. Если в государственном архиве имеется маркетинговая служба, то инициативное информирование возлагается на неё.

Помимо инициативного информирования важным направлением деятельности архива является организация информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях. Форм использования документов в указанных целях великое множество: организация выставок, использование архивных документов в средствах массовой информации, организация вечеров-встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации и дни открытых дверей, лекции и доклады, устные журналы, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Под выставкой документов понимают художественно оформленую подборку документов, предназначенную для их публичной демонстрации. В отличие от выставки картин или произведений декоративно-прикладного искуства, где объект экспонирования “говорит сам за себя”, архивные документы требуют тщательной продуманной экспозиции, для того, что мир рукописей открылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося отечественной историей. Именно поэтому оправданым будет прибегнуть к помощи профессионалов – музейных работников, художников оформителей. Архив может предоставлять свои документы на выставки, организуемые музеями или другими учреждениями.

Выставки бывают постоянно действующие, всременные, стационарные, передвижные, межархивные, межрегиональные, общегосударственные и международные. В идеале каждый архив должен иметь постоянно действующий выставочный зал. Подготовка выставки трудоёмкий процесс. Он начинается подготовкой тематико-экспозиционного плана. В план включаются документы не наосновании описей, а на основании просмотра документов. Для успеха выставки важно чтобы документы не только несли в себе ценную информацию, но и были внешне выразительны, “смотрелись” в экспозиции. Потому часто экспонирование документов эпохи целесообразно сочетать с экспонированием предметов эпохи. Письма, семейные фотографии и фотоальбомы, продовольственные карточки, визитки, записные книжки, ученические тетради, открытки, дневники обладают большей силой эмоцианального воздействия, чем тиснёный бархат почётных грамот, дипломов и документы из делопроизводства государственных учреждений.

Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, .

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.