Классификация документов в бухгалтерском учете

Документация ы инвентаризация

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.
Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных материальных носителях. Использование материальных носителей зависит от степени оснащенности организации средствами оргтехники. Материальными носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты. До сих пор самое широкое распространение имеют бумажные носители информации.
Документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Каждый документ содержит обязательные реквизиты: название документа, его номер, подпись, дату составления и содержание хозяйственной операции, штамп (печать) организации, измерители операций.
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. По назначению различают распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.
Распорядительные документы содержат приказ на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей являться не могут (приказы о зачислении на работу, на отпуска и др.).
стр. 58
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Этидокументы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.
Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах (расчеты, группировочные ведомости).
Комбинированные документы содержат признаки
распорядительных и оправдательных документов. Например, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операций — подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.
К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).
Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (разовые наряды), а накопительные составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях (накопительные наряды).
Внутренние документы составляются и используются’ непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают от других хозяйствующих субъектов и используются в данной организации (платежные поручения, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.
При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенные таблицы, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.
В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.
Некоторые документы используются в организациях всех форм собственности и отраслях народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций, рассчитанный на обработку информации на вычислительной технике. К ним относятся межотраслевые формы первичных документов,
Документы, которыми оформлены хозяйственные операции, подвергаются проверке, которая состоит из трех этапов.
Формальная проверка — проверка правильности использования первичных документов по форме и полноте заполнения реквизитов. Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
Арифметическая проверка означает проверку правильности подсчета данных документа.
Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.
Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).
Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры. При этом на оборотной стороне документов проставляются число и номер регистра, в котором его данные отражены, После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. В организации должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц,
графиков. Па ряду доку ментов (по движению денежных средств) документооборот устам а вливается Правительством РФ.
Инвентаризация — проверка фактического наличия активов организации в натуре. Причины проведения инвентаризации различны:
ошибки при отпуске и приеме ценностей;
неисправности оргтехники;
наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл);
хищения н злоупотребления;
контроль за действиями материально ответственных лиц.
Все проводимые инвентаризации делятся по ряду признаков.
При полной инвентаризации проверяются все виды имущества организации. Как правило, такие инвентаризации проводятся и конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов объектов учета (инвентаризация денежной значности в кассе).
Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с графиком, например перед составлением годового отчета, а внеплановые (внезапные) — по мере необходимости 1ена материально ответственных лнц1 стихийные бедствия, требования аудитора, судебных органов и т. д.).
Количество инвентаризаций в отчетном году, время их прояснил, перечень проверяемых объектов устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, предусмотренных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской четности а Российской Федерации» и «Основными положением по инвентаризации основных средств, товарно-материальных Ценностей, денежных средств И расчетов». Проведение Инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду выкупе, продаже; перед составлением годового отчета; при смене материально ответственных лиц; при наличии хищений злоупотреблений, порче ценностей; в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.; при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта, Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии,
другие специалисты. При большом объеме работ создаются и рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:
• провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;
• выявить вместе с бухгалтерией результат инвентаризации;
• выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;
• разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью.
• Члены рабочих комиссий отвечают за:
• своевременность и правильность проведения инвентаризации;
• полноту и точность внесения в описи данных.
До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Апломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризуемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т. е. приводятся в состояние, пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.
Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических их остатков осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, другой — материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указываются количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.
Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию, где данные о фактическом наличии
ценностей сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях, в которых отражаются фактическое наличие (по данным описей) и их «книжные остатки» (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения — излишки и недостачи — отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.
Инвентаризационная комиссия устанавливает виновников возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц). В настоящее время регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в следующем порядке. Излишки выявленных ценностей относят на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете «Недостачу и потери от порчи ценностей»:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-тсч. 10 «Материалы»,
К-тсч. 43 «Готовая продукция»,
К-т сч. 50 «Касса».
В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным. Недостачу ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При этом оформляется бухгалтерская запись:
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на счета затрат — Д-т счетов
20 «Основное производство,
25 «Общепроизводственные расходы»,
26 «Общехозяйственные расходы»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются в дебет счета «Прочие доходы и расходы» с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи ценностей, возникшие в связи с чрезвычайными обстоятельствами, относят на счет 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции со счетами ценностей.
По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такие проверки должны осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольных проверок составляют акт,
1.6. Обобщение учетной информации для составления бухгалтерской отчетности
В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Обобщение сведений, содержащихся в документах, производится в учетных регистрах, являющихся важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность,

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (/) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие — нет,
Выборка — способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.
При неправильно составленных бухгалтерских записях ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых они были составлены. После того, как ошибки найдены, производят их исправление.
Корректурный способ применяется для исправления ошибок в доку ментах (кроме кассовых и банковских).
Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные Б разных учетных регистрах, исправляются способом «допол-нительных проводок». Этот способ применяется при правильной корреспонденции счетов* если запись сделана а меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной.
Способ «Красное сторно» применяется для исправления неправи льной корреспонденции счетов. При этом составляются две бухгалтерские записи (проводки). Неправильная запись повторися красными чернилами, что означает вычитание и тем самым; сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная шись (проводка) с правильной корреспонденцией счетов.
Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной бухгалтерской записью (проводкой) а затем делается правильная запись.
Данный способ можно использовать, если не искажается эко-номическое содержание операции,
В зависимости от сочетания учетных регистров, порядка их заполнения и способа обобщения учетной информации различают несколько форм бухгалтерского учета
Мемориайльно-ордерная форма получила свое название от учетного регистра — мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документа ми бухгалтерского оформления, в которых осуществляются бухгалтерские записи (проводки) по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер
в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.
Бухгалтерские записи (проводки) из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета. В Главной книге содержится информация только по синтетическим счетам, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне листа отражаются дебетовые записи, в правой — кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т. е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится.
На основе итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных операций, итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.
По данным оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.
Аналитический учет ведется в карточках на основе первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам.
Журнально-ордерная форма построена на использовании журналов-ордеров.
Журнал-ордер — регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.
Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопи-
тельных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера. Каждый из них имеет свой постоянный номер и открывается для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу; ведутся они по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить натри группы.
Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей: первая — собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету; вторая — вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Например, к журналу-ордеру № 1, который ведется по кредиту счета 50 «Касса», открывается вспомогательная ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса».
Записи в указанные регистры осуществляются по шахматному принципу, т. е. сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.
Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними. Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т. е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале-ордере № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию, По одной строке отражается задолженность организации конкретным поставщикам, и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке. Общий итог оборотов по кредиту и дебету — данные синтетического учета.

Журналы-ордера и ведомости третьей группы предназначены для учета затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые — в сказуемом (по вертикали) регистра. Например, журнал-ордер № 10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов. В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции. К журналу-ордеру № 10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости № 12 (для учета расходов по счету 25 «Общепроизводственные расходы») и 15 (по счетам 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов», 96 «Резервы предстоящих расходов»). В этих ведомо-
стях дается группировка затрат по статьям аналитического учета, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость № 12).
Журнал-ордер № 30 и другие содержат специальные сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчетности.
В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям могут составляться разработочные таблицы, где производят, например, расчеты амортизации и др. Данные таблиц используются для записей в ведомости и журналы-ордера. Итоги из журналовордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница.
Главная книга ведется по дебетовому признаку. В книгу дебетовые обороты собираются из разных журналов-ордеров, а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс. Данные накопительных ведомостей, журналовордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчетности без дополнительных выборок.
В настоящее время применяются два варианта журнально-ордерной формы учета. Первый вариант предназначен для крупных организаций и включает 17 журналов-ордеров, ряд вспомогательных ведомостей и таблиц.
Для организаций, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов-ордеров сокращено вдвое.
Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы заключаются в следующем: полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;
использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей — магнитных лент, дисков; интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;
осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи; автоматизация логических операций бухгалтерского учета; решение задач бухгалтерского учета в двух режимах — регламентном и запросном;
получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;
возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.
Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машинной обработки информации. Так, рабочие места бухгалтеров оснащаются персональными компьютерами, и на их основе создаются автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в ВЦ для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
По мере оснащения предприятий средствами вычислительной техники более высокого класса ставится вопрос об использовании безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения вычислительной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.
Использование на практике машино-ориентированных форм бухгалтерского учета имеет целый ряд преимуществ. К ним относятся:
применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации; возможность диалогового режима работы с ЭВМ; возможность выдачи информации по запросу;
освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций.
С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные профаммы по учету и профаммы по учету отдельных объектов («Финансы без проблем», «1С: Бухгалтерия» и т.д.). Бухгалтерские профаммы базируются на журнально-ордерной и других формах учета. Используемые профаммы содержат набор типовых проводок. Возможен ввод проводок, не предусмотренных профаммой. Профаммы позволяют получать промежуточную информацию, баланс и другие формы отчетности.
На малых предприятиях, имеющих офаниченный круг хозяйственных операций, учет осуществляется по упрощенным формам.
Первый вариант упрощенной формы применяется на предприятиях при:
отсутствии собственных основных средств;
полном использовании в производстве поступивших в отчетном месяце материалов;
расчетах с поставщиками и покупателями по факту совершения операций;
простом производственном цикле и ежемесячной реализации продукции;
учете доходов и расходов на основе полученных и уплаченных денежных средств.
При простой форме бухгалтерского учета на основе данных первичных документов ведется комбинированный регистр синтетического и аналитического учета «Книга учета хозяйственных операций» (ф. № К-1). В ней отражаются остатки по счетам на начало года по видам имущества, обязательств и т. д.

В течение года в хронологическом порядке линейно-позиционным способом фиксируется движение имущества, источников и затрат по всем счетам способом двойной записи. Затраты на производство (кредит счета 20) списываются на себестоимость проданной продукции, работ и услуг (дебет счета 90). Финансовый результат от продажи выявляется путем сопоставления кредитового и дебетового оборотов по счету 90 «Продажи». Прибыль от продажи показывается по кредиту счета 99 «Прибыли и убытки» и дебету счета 90 «Продажи».
При получении убытков делается обратная запись. В конце месяца в «Книге учета хозяйственных операций» подсчитываются обороты и остатки. Итог оборотов по дебету и кредиту используемых на предприятии счетов должен быть равен итоговой сумме «Книги учета хозяйственных операций».
Для учета расчетов с персоналом по оплате труда и бюджетом по подоходному налогу применяется «Ведомость учета оплаты труда» (ф. № В-8).
Информация в указанном регистре группируется в разрезе категорий работников, объектов учета и видов производств.
Второй вариант упрощенной формы бухгалтерского учета для малых предприятий предполагает использование регистров бухгалтерского учета для отражения собственных основных средств, производственных запасов, а также для учета расчетов с покупателями и поставщиками на основе предварительной или последующей оплаты счетов.
Учетными регистрами при этом варианте являются:
ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных
отчислений (износа) (ф. № В-1);
ведомость учета производственных запасов, товаров, готовой продукции и НДС, уплаченного по ценностям (ф. № В-2); ведомость учета затрат на производство (ф. № В-3); ведомость учета денежных средств и фондов (ф. № В-4); ведомость учета расчетов и прочих операций (ф. № В-5); ведомость учета продаж (ф. № 6 — оплата и ф. № 6 — отгрузка); ведомость учета расчетов с поставщиками (ф. № В-7); ведомость учета оплаты труда (ф. № В-8).
Для всех указанных выше регистров характерны комбинированные записи. Данные в ведомостях сгруппированы также в аналитическом и синтетическом разрезах.
Обобщение данных синтетического учета и контроль за правильностью ведения записей в ведомостях (ф. № 1 — 6) осуществляются путем составления в конце месяца ведомости шахматной формы (ф. № В-9). В шахматную ведомость из ведомостей учета заносят обороты по кредиту синтетического счета в корреспонденции с дебетом разных счетов и подсчитывают обороты по дебету счетов. Совпадение дебетовых и кредитовых оборотов свидетельствует о правильности и полноте отражения операций в ведомостях текущего учета. Шахматная ведомость (ф. № В-9) служит основанием для составления оборотной ведомости.

Классификация документов

Классификация бухгалтерских документов — группировка по определен­ным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и пра­вильного использования. Такими признаками являются: назначение, по­рядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распоряди­тельные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетно­го) оформления и комбинированные.

Распорядительные — это документы, которые содержат приказ, распоря­жение на совершение определенных хозяйственных операций. Они раз­решают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

приказы;

доверенности;

накладные на работу;

чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в сис­темном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в докумен­тах операций.

Оправдательные {исполнительные) документы отражают факт соверше­ния операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, ос­нованием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетель­ствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) налич­ных денег из кассы предприятия;

приходная (расходная) накладная — накладная на получение (отпуск) товара;

акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

· накопительные ведомости;

· ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

· ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

· расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

· калькуляции фактической себестоимости продукции;

· разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справ­ки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действи­тельное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом. Комбиниро­ванные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материа­лов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распо­ряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение это­го вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расхо­ды на изготовление бланков.

2 По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первона­чальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

· о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

· об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

· о начислении заработной платы работникам за выработанную продук­цию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

· о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономи­ческому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. — в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров по­зволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на дру­гом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгал­терской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журна­лах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, получен­ных при использовании вычислительной техники, а также на магнит­ных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соот­ветствующим счетам бухгалтерского учета.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на матери­альные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и пред­метов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:

· акты приема-передачи и списания основных средств;

· документы на оприходование и списание материальных ценностей;

· перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;

· счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их по­мощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, кви­танции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облига­ции, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:

· платежные поручения и платежные требования;

· расчетные чеки;

· расчетно-платежные ведомости;

· авансовые отчеты.

2. По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных тре­бований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете -приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные опе­рации, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

3. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной орга­низации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

· накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценно­стей;

· расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;

· товарные отчеты;

· авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляют­ся из данной организации в другие организации:

· товарно-транспортные накладные;

· счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;

· доверенности;

· платежные поручения.

4. По порядку заполнения документы можно классифицировать на состав­ляемые вручную и — при помощи вычислительной техники.

Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автома­тически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Документооборот

Документооборот — движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от дру­гих предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинфор­мировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие реше­ния. Документооборот — процесс последовательного выполнения опера­ций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер пред­приятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия

(управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалте­рию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

1. на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сум­ма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

2. второй этап — производится формальная проверка документа на соблю­дение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совер­шении операции и оформлении документов;

3. третий этап — проверенные и принятые документы подвергаются груп­пировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, груп­пируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки докумен­тов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки заключается в подготов­ке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение пер­вичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимост­ных показателей.

Таксировка — определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе ука­зан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость еди­ницы данного времени.

Контировка — бухгалтерская запись в первичном документе, то есть про­ставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной опе­рации, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и
иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения доку­ментов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и под­готовка дел к длительному хранению.

Классификация первичных документов

бухгалтерский первичный документ

В связи с большим разнообразием носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость в их классификации. Классификация документов имеет не только теоретическое, но и практическое значение: зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

Все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

По назначению:

1. Распорядительные — документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение — передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) — документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители — кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления — документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные — документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные — документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер

2. Денежные — документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные — используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура

По объему:

1. Первичные — хозяйственная операция отражается впервые.

Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные — документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу составления:

1. Разовые — документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные — документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени.

По месту составления:

1. Внешние — документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура .

2. Внутренние — документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

По количеству учетных позиций:

  • 1. Однострочные;
  • 2. Многострочные.

По степени механизации заполнения:

  • 1. Заполненные вручную — документы заполняются только вручную ( на бумажных носителях);
  • 2. Заполненные частично механизированным путем — документы заполняются как механизированно, так и вручную;
  • 3. Механизированные — документы заполняются с помощью машинных носителей.

Табл.1. Бухгалтерские документы

№п/п

Признак

Различия

По назначению

  • А) распорядительные;
  • Б) исполнительные;
  • В) бухгалтерского исполнения;
  • Г) комбинированные.

По содержанию хозяйственных операций

  • А) материальные;
  • Б) денежные;
  • В) расчетные.

По объему

  • А) первичные;
  • Б) сводные.

По способу составления

  • А) разовые;
  • Б) накопительные.

По месту составления

  • А) внутренние;
  • Б) внешние.

По количеству учетных позиций

  • А) однострочные;
  • Б) многострочные.

По степени механизации заполнения

  • А) заполненные вручную;
  • Б) заполненные частично механизированным путем;
  • В) механизированные.

Порядок оформления документов.

Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право. Устанавливается определенный регламент по их заполнению.

Основные требования, предъявляемые к заполнению документов:

  • 1. записи должны быть разборчивы и выполняться любыми чернилами, кроме красных (красным цветом в бухгалтерском учете выполняются только сторнировочные записи);
  • 2. в документах не должно быть помарок, тем более подчисток;
  • 3. бухгалтерская обработка документов состоит из следующих стадий:
    • а) контроль документа

формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;

арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;

проверка по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, которые дали разрешение на проведение данной операции;

  • б) таксировка документов. Предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;
  • в) группировка показателей и их запись в соответствующие документы.

Ответы на вопросы по бухгалтерскому учёту (п)

При создании хозяйственных товариществ формируется:

Складочный капитал

Производственно-хозяйственная деятельность хозяйствующего субьекта включает процессы:

Производства

Предметом бухгалтерского учета является:

Контроль за использованием имущества и прав

Под методом бухгалтерского учета понимается:

Совокупность способов и приемов познания предмета бухгалтерского учета

Пассив баланса – это группировка имущества по:

Источникам образования и назначения

Провизорский баланс составляется для :

Выяснения финансового положения организации на конец года

Первый тип балансовых изменений отражается уравнением:

А+Х-Х = П

По какой стоимости оценивается амортизируемое имущество в текущих балансах:

По балансовой

По отношению к балансу все счета подразделяются:

Активные, пассивные

Пассивные счета – это счета для учета:

Источников образования активов и прав

Простой называется бухгалтерская запись, в которой одновременно корреспондируют:

Один счет по дебету и один по кредиту

Процесс производства – это совокупность операций, связанных :

С производством продукции, работ и услуг

Прямые затраты на производство продукции, работ и услуг учитываются на счете:

Сч. 20 » Основное производство»

Полная фактическая себестоимость проданной продукции исчисляется на счете: Сч.45 «Товары отгруженные»

При учете процесса продажи по моменту отгрузки используются счета:

Сч. 43,90,45 «Готовая продукция», «Продажи», «Товары отгруженные»

Первичное наблюдение осуществляется с целью:

Контроля и анализа хозяйственной деятельности

Первичное наблюдение – это

Описание отобранных для учета свойств объектов и фактов

Первичные документы группируются по признаку:

Назначения

По времени составления документы подразделяются на :

Сводные и первичные

По объему информации документы подразделяются на:

Накопительные и разовые

По месту составления документы подразделяются на:

Первичные

Проверка по существу отражаемых в документах операций – проверка:

Полноты заполнения реквизитов

Законности и целесообразности совершения операций

Промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами занимают ведомости:

Оборотные

По степени обобщения информации отчетность подразделяются на :

Специальную

По срокам составления отчетность может подразделяться на:

Внутригодовую

Приказ об учетной политике утверждается:

Руководителем

По структуре документы подразделяются:
Бухгалтерского оформления

Показатель документа в бухгалтерском учете называется:

Регистром

При неравенстве дебетовых и кредитовых оборотов по Синтетическим счетам ошибку выявляют способом:

Выборки