Обязанности менеджер по закупкам

Смотрю у вас вроде нет ДИ закупщика. Вот, если вдруг кому пригодится:
Должностная инструкция агента по закупкам
I. Общие положения
1. Агент по закупкам относится к категории технических исполнителей.
2. На должность агента по закупкам назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность агента по закупкам и освобождение от нее
производится приказом директора предприятия по представлению.
(заведующего объектом торговли; заведующего объектом торговли; )
4. Агент по закупкам должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся порядка заключения договоров с поставщиками.
4.2. Основы рыночной экономики.
4.3. Основы трудового, финансового и хозяйственного законодательства.
4.4. Методы делового общения.
4.5. Методы и средства определения качества закупаемой продукции.
4.6. Организацию погрузочно-разгрузочных работ.
4.7. Правила и порядок приемки, отправки и сдачи продукции, заказа контейнеров и транспортных средств.
4.8. Условия хранения и перевозки закупаемой продукции.
4.9. Формы и порядок оформления приемосдаточных документов.
4.10. Основы организации труда.
4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.12. Правила и нормы охраны труда.
5. Агент по закупкам подчиняется непосредственно
(заведующему объектом торговли;заведующему складом объекта торговли; иному должностному лицу)
6. На время отсутствия агента по закупкам (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
Агент по закупкам:
1. Осуществляет работу по закупке у населения сельскохозяйственной продукции собственного производства в соответствии с заключаемыми договорами, определяющими характер и объем поставок, а также их оплату.
2. Выезжает в сельскохозяйственные районы, выявляет потенциальных поставщиков (продавцов) производимой ими продукции, заключает договоры купли-продажи.
3. Проводит разъяснительную работу среди населения о порядке заключения договоров купли-продажи на обоюдно-выгодных условиях, принимает меры по установлению долгосрочных связей с производителями сельскохозяйственной продукции.
4. Осуществляет контроль качества приобретаемой продукции.
5. Оформляет в соответствии с установленным порядком документацию на издаваемую продукцию, заказывает контейнеры и транспортные средства для ее перевозки.
6. Контролирует наличие необходимых приспособлений и санитарное состояние транспортных средств, предназначенных для перевозки, правильность проведения погрузочно-разгрузочных работ и рациональное размещение продукции.
7. Отправляет закупленную продукцию в адрес поручителя, сопровождает грузы в пути следования, соблюдая санитарные требования и правила хранения продукции при транспортировке, содействует их своевременной доставке.
8. Следит за соблюдением требований охраны труда при проведении погрузочно-разгрузочных работ.
9. Сдает доставленную продукцию, оформляет установленную приемосдаточную документацию.
III. Права
Агент по закупкам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
2. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Агент по закупкам несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Общее описание профессии

В зависимости от компании обязанности менеджера по закупкам могут сильно разниться. К примеру, существуют такие виды бизнеса, где объемы продаж по каждому из наименований можно с достаточной степенью точности просчитать заранее. В этой ситуации менеджер должен всего лишь с максимальной тщательностью следовать изначальному плану закупок.

Иногда требуется эксклюзивный товар: одежда, обувь, мебель, парфюмерия, ювелирные изделия и так далее. В этом случае надо найти то, что будет продано в ближайшее время, и в таком количестве, в котором такой товар реально продать.

Среди менеджеров по закупкам встречаются настоящие профи, которые умеют эффективно общаться с людьми и получать то, чего хотят. Результатом их деятельности будет нахождение хорошего поставщика, который готов предоставлять самый лучший товар по минимальным ценам, с правом отсроченного платежа или даже возврата нереализованной партии.

Однако условия нынешнего рынка таковы, что нахождение низких цен порой становится трудно достижимым. Компании предпочитают работать с проверенными поставщиками на давно оговоренных условиях.

С учетом вышесказанного, основными обязанностями менеджера по закупкам становятся оптимизация процесса закупок, нахождение оптимального количества товара и забота о том, чтобы этот товар оказался в нужное время в нужном месте и нашел своего потребителя.

Основные должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам должен:

  • постоянно обеспечивать наличие товаров по своим товарным группам;
  • выстраивать отношения с имеющимися поставщиками и находить новых, предлагающих требуемый товар по выгодным ценам;
  • составлять заказы для поставщиков;
  • осуществлять информационную поддержку других отделов;
  • обобщать информацию и доводить ее до сведения руководства;
  • отслеживать, выполнен заказ или нет;
  • проводить мониторинг рынка и обеспечивать наличие товаров, спрос на которые повышенный;
  • отслеживать продажи по каждому товару;
  • обеспечивать требуемое количество товаров на складе;
  • изучать новые предложения поставщиков;
  • определять виды товаров, которые необходимо вывести из ассортимента или ввести в него;
  • обеспечивать постоянное наличие в компании рекламных материалов от поставщиков;
  • контролировать исполнение обязанностей по отношению к поставщикам;
  • консультировать продавцов, а иногда и покупателей;
  • контролировать движение грузов и сроки отгрузки товаров;
  • разбирать претензии поставщиков и улаживать конфликты;
  • контролировать качество продукции.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

І. Общие положения

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.

4. Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.

5. Менеджер по закупкам должен знать:

  • основы гражданского и хозяйственного законодательства;
  • порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации;
  • ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
  • правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
  • методы планирования снабжения организации;
  • нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • принципы ценообразования, организацию закупок;
  • формы учета и отчетности, принятые в организации.

6. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • Уставом организации;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка;
  • распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.

2. Реализует плановые показатели по обороту установленных групп товаров.

3. Осуществляет поиск поставщиков, изучает новые предложения от них, разрабатывает и обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.

4. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.

5. Размещает заказы у поставщиков.

6. Осуществляет документальное оформление сделок.

7. Отслеживает этапы выполнения заказов.

8. Осуществляет контроль исполнения обязательств сторон.

9. Принимает участие в приеме товаров и оформлении соответствующих документов.

10. Отслеживает оборот товара в организации, совместно с другими отделами.

11. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.

12. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.

13. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.

14. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.

15. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.

16. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.

17. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права

Менеджер по закупкам имеет право:

1. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.

2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.

3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.

5. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.

6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.

2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.

3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

4. Умышленное предоставление недостоверной информации.

5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Менеджер по закупкам. Практика успешной деятельности

Управление запасами в системе снабжения предприятия

  • Что такое управление запасами и что такое запасы?
  • Без чего управление запасами на предприятии невозможно?
  • Структура издержек на управление запасами. Учет расходов на содержание запаса, как основа расчета совокупных издержек, связанных с закупками. Расчет и управление издержками на содержание запаса: методика и примеры
  • Определение необходимого объема оборотных средств, для обеспечения стабильной закупочной деятельности. Методика планирования потребности в оборотных средствах для закупочной деятельности, источники покрытия потребности в оборотных средствах.
  • Основные KPI управления запасами торгового и производственно-торгового предприятия: оборачиваемость запаса, рентабельность запаса, уровень запаса для удовлетворения текущего спроса, уровень обслуживания. Взаимосвязь и управление показателями
  • Цель создания запаса, виды запасов, подходы к управлению запасами
  • Неликвиды в составе запаса. Что считать неликвидом? Что делать с неликвидами?
  • АВС и XYZ анализ запасов. Классификация запасов и формирование подхода к управлению запасами на основе результатов АВС и XYZ анализа. Матрица ABC-XYZ, как «зеркало» запасов предприятия. Пример проведения анализа с помощью EXCEL.
  • Параметры запаса, необходимые для эффективного управления запасами: спрос, размер заказа, расходы на управления запасами, максимально желательный уровень запаса, время выполнения заказа, уровень страхового запаса. Что необходимо знать логисту и закупщику для управления запасами?
  • Связь между затратами и размером заказа. Понятие оптимального размера заказа.
  • Прогнозирование спроса как основа планирования запаса. «Дорожная карта» успешного прогнозирования спроса. Методы прогнозирования спроса. Измерение точности прогнозов. Выбор наиболее подходящего метода для прогнозирования.
  • Страховой запас: все разновидности расчета
  • Время выполнения заказа. Понятие и структура закупочного цикла
  • Точка заказа, как основной элемент управления запасами и поддержания оптимального уровня запаса для удовлетворения спроса потребителей предприятия
  • Модели и системы управления запасами
  • Практикум: «Расчет расходов на содержание запаса»
  • Практикум: «АВС-анализ оборотных средств, инвестируемых в товарные ресурсы»
  • Практикум: «ABC-XYZ анализ»
  • Практикум: «Прогнозирование спроса с использованием различных методов и инструментов»
  • Практикум: «Расчет страхового запаса», «Расчет точки заказа»
  • Практикум: «Управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня»

Управление закупками и взаимоотношениями с поставщиками

  • Ежедневные вопросы при работе с поставщиками и управлении закупками
  • Глобальные типы закупок
  • Основные подходы поставщика при взаимоотношениях с предприятием-закупщиком
  • Что нужно делать, чтобы иметь хороших поставщиков
  • Способы закупок. Методическая грамотность при организации каждого способа закупки (запрос цены, запрос предложения, закупка у единственного поставщика)
  • Система критериев для выбора и оценки поставщиков. Основные критерии, применяемые предприятиями России и в западных странах
  • Модели и методы оценки и выбора поставщиков для коммерческих предприятий: комментарии и рекомендации по применению
  • Контракт с поставщиком. Основные типы контракта. Что необходимо предусмотреть в контракте для более качественного его исполнения сторонами
  • Система текущей оценки работы поставщиков для непрерывного анализа эффективности поставщиков. Традиционный подход и методика OTIF. Автоматизация системы оценки: пример и описание
  • Ценовые стратегии в закупках. Способы защиты от повышения курса валюты закупки.
  • Информационные технологии в закупках. Система электронного документооборота: схема и правила. Самые распространенные закупочные технологии в России и западных странах
  • Состав данных и «механизмов» для автоматизации закупок. Как правильно интегрировать существующие процессы закупок с программным обеспечением для информационной поддержки процессов
  • Инструменты планирования закупок: план закупок, период планирования, точка перепланирования
  • Скидки при закупках. Как управлять скидками, практические приемы
  • Условия оплаты при закупках. Оплата по факту, как скрытая отсрочка платежа. Отсрочка платежа не всегда выгодна: как связать отсрочку с ценой, объемом, скидкой и рентабельностью. Сравнение предложений поставщиков и манипуляции условиями для получения максимальной выгоды
  • Кому и когда платить? Как действовать в условиях ограничения денежных средств
  • Практикум: «Оценка и выбор поставщика с помощью метода рейтинговых оценок»
  • Практикум: «Расчет предполагаемого кредитного лимита для получения отсрочки у поставщика»
  • Практикум: «Расчет стоимости отсрочки, скидки и объема закупок. Альтернативные сравнения для получения выгоды. Анализ полученных результатов»

Переговоры с поставщиками

  • Что такое переговоры о закупке? Попробуем сформулировать
  • Переговорные стили: принуждение, убеждение, восприятие и эмоции. Что действует эффективнее при современных взаимоотношениях
  • Самые важные факторы и составляющие любых переговоров
  • Итог переговоров, при котором поставщик будет хорошо вас обслуживать
  • Подготовка к переговорам – 80% успеха самих переговоров. Алгоритм подготовки к переговорам о закупке
  • Сильные и слабые стороны поставщика и предприятия-закупщика. Что с этим делать?
  • Стратегии, при которых всегда можно выигрывать – только в книгах. Все зависит от ситуации!
  • Гарвардский подход или «уличная драка». Что лучше и как действовать?
  • Специфика телефонных переговоров. Преимущества и сложности проведения переговоров по телефону. Как сделать телефонный разговор наиболее эффективным
  • Командные переговоры. Планирование, типичные ошибки, распределение ролей
  • Как успешно провести переговоры с командой от поставщика в одиночку
  • 10 негласных принципов поведения закупщика при переговорах с поставщиком
  • 3 золотых правила переговоров с поставщиком, которые применяет и сам поставщик
  • Психотипы трудных переговорщиков поставщика. Характеристики. Способы выявления
  • Установление контакта. Создание и использование преимуществ с самого начала
  • Техники общения и тактические приемы
  • Приемы и методы текущих переговоров с поставщиком
  • Баланс сил на переговорах: отвечаем на вопрос «Кто кому больше нужен?»
  • Основная тактика поведения продавца: на что «заточены» любые продажи?
  • Виды, методы и механизмы манипуляций
  • Противодействие манипуляциям: всего несколько шагов
  • Как определить, когда переговоры пора заканчивать
  • Получение обязательств от поставщика, фиксация достигнутых договоренностей
    Практикумы:
  • Видео-кейс «Жесткие переговоры. Побеждает не самый сильный»
  • Упражнение «Перевод слабых сторон в сильные стороны»
  • Упражнение «Мой стиль ведения переговоров»
  • Переговорные поединки «Поставщик — Закупщик» по конкретным ситуациям: повышение цены, условия оплаты, переговоры за 5 минут
  • Видео-кейс «Переговоры в условиях ограничения времени с единственным поставщиком»