Официальные извинения, образец

Почему так сложно извиняться

Извиняться сложно практически любому человеку, в первую очередь потому, что это требует признания своей вины, что далеко не всем дается легко. Некоторые люди расценивают необходимость извиниться — как унижение собственного достоинства, ведь они убеждены, что идеальны, и все, что делают — всегда правильно. Переубеждать их в этом бесполезно: это черта характера, которую вряд ли можно изменить.

Есть и другая крайность, когда человек назойливо извиняется за все подряд, вплоть до того, что окружающие сами начинают ему делать замечания: «Да прекратите Вы извиняться!». Такое поведение больше характерно для неуверенных в себе людей или тех, кто своим словам «Простите», «Извините» не придает никакого значения.

Так что же такое извинение? Это прямое обращение к другому человеку для получения прощения. Извиниться – значит признать свою ошибку и продемонстрировать желание и стремление ее исправить, а не искать оправданий своим поступкам. При этом речь идет не об унижении или слабости, а, скорее, о силе духа и умении признать свою неправоту.

Извиняемся правильно

Как извиняться правильно? Чтобы ответить на этот вопрос, важно знать несколько основных правил.

  1. Просить прощения нужно искренне, и самому верить в то, что в совершенном действии или поступке действительно есть вина.
  2. Если принято решение о необходимости извиниться, важно полностью признать свою вину, а не придумывать, в какой степени она есть, а в какой недостаточна или отсутствует.
  3. Обращаясь к человеку, которого обидели, не нужно оправдываться, а лучше объяснить, почему такая ситуация возникла, или пояснить, что именно вы хотели сказать или сделать.
  4. Семантические свойства слов «извините» и «извиняюсь» отличаются, не смотря на общий корень «вина». Если в первом случае извинения приносятся кому-либо, то во втором форма «извиняюсь» звучит как извинение перед самим собой. Поэтому этот вариант стоит исключить, он может быть расценен как насмешка над тем, у кого просят прощения, или воспринят как шутка или несерьезное намерение.
  5. Произношение слов, обращенных к человеку, которого обидели, должно быть четким, следите, чтобы речь не была сбивчивой или сказана себе под нос.
  6. Предложите в подтверждении искренности намерения получить прощение какое-либо возмещение за доставленные неудобства, например: приглашение в кафе, кино или на выставку, совместное решение какой-то задачи.
  7. Если хотите, чтобы вас простили, старайтесь не допускать повторных подобных инцидентов. В следующий раз прощения можно и не получить.

Когда извинения не нужны

Если следовать пословице, утверждающей, что худой мир лучше доброй ссоры, извиняться нужно в любой ситуации. Но так ли это, или все же есть случаи, когда этого делать не нужно?

Самое главное: прежде чем принять решение просить прощения или нет, важно определить, согласны ли вы с тем, что виноваты. Возможно, то, что вы сделали, было сделано осознанно, вы хотели добиться именно того результата, какой получили, и полностью считаете себя правыми. В этом случае извинения бессмысленны, поскольку вы не видите своей виновности, а совершенный поступок не расцениваете как проступок или нанесение ущерба.

Однако бывают ситуации, когда вы уверены в своей невиновности, а окружающие вас люди убеждают в том, что нужно извиниться. Причем аргументы в этом случае самые разные, начиная от того, что человек, которого обидели, — хороший, до опасений потерять выгодный чем-либо контакт. В этом случае важными становятся последствия, которые либо лишат вас в дальнейшем какого-то преимущества, разорвут родственные связи, либо смогут навредить вам или вашему окружению. Вариантов, безусловно, несколько: прислушаться к советчикам и попросить прощения, либо отстаивать свою позицию и не поддаваться давлению со стороны. Все будет зависеть в этом случае только от вас.

При этом необходимо помнить, что человек, извиняющийся, будучи уверенным в своей невиновности, не сможет быть убедительным в своих словах, либо будет извиняться с оговорками: «Простите меня, но все же я прав!». Пользы от такой формулировки не будет ни вам, ни вашему собеседнику, а конфликт может только усугубиться.

Если ситуация все же требует снятия напряжения, а вы по-прежнему уверены в своей правоте, но, например, считаете, что можно было высказаться в более корректной форме, то можно в общении со второй стороной сформулировать свою позицию примерно так: «Приношу Вам свои извинения за форму, в которой высказал свою точку зрения, но по существу вопроса мое мнение не изменилось». В этом случае вторая сторона может быть удовлетворена тем, что за грубость вы извинились, и общение может перейти в конструктивную форму обсуждения самой ситуации, а не эмоций вокруг нее.

Как принимать извинения

Зачем вообще необходимо задумываться над тем, как именно нужно прощать? Нет же ничего проще, чем сказать человеку, что его извинения приняты! На самом деле и просить прощения и прощать может быть одинаково сложно.

Как правильно ответить на извинения

Сформулируем основные правила ответа на извинения.

  1. Будьте искренни. Если вы считаете, что человек не заслужил вашего прощенья, то не стоит кривить душой. В дальнейшем общении все равно не будет прежнего контакта, и вы рано или поздно выскажете свою обиду. Не готовы простить прямо сейчас — отложите разговор, сославшись на занятость или на то, что пока не готовы это обсуждать.
  2. Внимательно выслушайте человека, не перебивайте, предоставьте ему возможность объясниться.
  3. Выслушав, вы можете высказать то, что чувствовали после неприятной ситуации или разговора.
  4. Как бы сильно вам не хотелось прекратить напряженные отношения, не стоит сразу с радостью давать прощение. Будьте несколько сдержаны, вы имеете на это право. Обидчик должен запомнить эту ситуацию, чтобы не повторять ее в дальнейшем.
  5. Подвести черту можно, сказав, что вы приняли извинения. Мужчины могут пожать друг другу руки.
  6. Простив, старайтесь не вспоминать о том, что уже пройдено. Не нужно заставлять человека еще раз переживать одну и ту же ситуацию.

Письмо-извинение

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Содержание письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.