Отличие целей от задач

Сравнение

В чем же разница между функцией и задачей? Итак, как задачи, так и функции ставятся человеку либо лидером, управленцем, либо самостоятельно. Однако категории различаются между собой по конечному результату, который должен достигнуть человек. Функция выполняется постоянно или периодически (доставка воды к жилым домам), и измерить результат можно лишь в определённую единицу времени. Задачи имеют совершенно другое качество: у каждой из них либо есть конкретное решение (одно или несколько), либо оно отсутствует (неразрешимая проблема).

Реклама

Выполнять определённую функцию может как человек (ремонт теплотрассы, настройка доступа в интернет), так и механизм, программа (проверка целостности трубопровода, очистка воды). Задача всегда стоит перед существом, наделённым сознанием, для её решения необходимо использовать знания или опыт. Неодушевлённые предметы и механизмы выполняют рутинные задачи, только осуществляя свои функции.

Задача состоит из таких обязательных элементов, как спорная ситуация, проблема и решение. Если ответить на поставленный вызов не представляется возможным, он считается неразрешимым. Функция – это процесс, который включает в себя правила, алгоритм действий и ожидаемый результат. Нарушение заданной последовательности сделает реализацию невозможной. Задача может достигаться различными способами, в том числе и новыми путями.

При этом для реализации задач и выполнения функций требуются ресурсы (материальные, трудовые), которые могут быть достаточными, недостаточными или избыточными. Свобода действия исполнителя ограничена определёнными правилами, нарушение которых влечёт негативные последствия. Задачи и функции необходимы для достижения глобальных целей, поставленных перед человеком, рабочей группой, обществом.

Положение об отделе логистики и должностная инструкция менеджера по логистике

Положение об отделе логистики и должностная инструкция менеджера по логистике

Положением об отделе логистики мы начнем небольшую серию статей, посвященных документации. Следующими статьями будут «Должностная инструкция начальника отдела логистики» и «Должностная инструкция менеджера по логистике». Положение и инструкции были составлены на основе разрозненных сведений по этому вопросу. Особая благодарность выражается всем членам Клуба, предоставившим свои наработки и образцы, в частности Кирилу Кирсанову, Владиславу Артамонову, Михаилу Грачеву и Горепекиной Виктории. В заключение хочется отметить, что редакция будет рада поправкам, замечаниям и предложениям к текстам. Все тексты могут быть использованы для некоммерческих целей равно как членами Клуба, так и гостями.

Начнем с того, что существует три уровня управления логистическими, и не только, процессами в компании:
 — стратегический (постановка целей);
 — тактический (постановка задач);
 — оперативный (выполнение функций).
Применительно к повседневной жизни это: директор по логистике, руководитель отдела логистики и специалисты по логистике. То есть директор ставит цель – все оптимизировать, начальник отдела логистики определяет задачи для достижения цели и назначает исполнителей по направлениям (например по транспорту, по складу и пр.) , менеджеры по логистике (логисты) выполняют свои функции по реализации задач.

Чем отличаются цели, задачи и функции? Цель, в принципе, может быть недостижимой. Что-то вроде далекой звезды к которой надо стремиться. В отличие от целей, задачи должны быть достижимыми. Кроме того, задачи должны быть еще и измеряемыми. Выполнение поставленных задач должно подлежать исчислению. В штуках, рублях, километрах, минутах. На худой конец, в попугаях.
Задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. То, что директор указывает начальнику отдела как конкретную задачу, для специалиста-исполнителя является общей целью, для достижения которой он вносит свой вклад, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть то, что в должностной инструкции будет называться «функцией». Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. Выполнено, не выполнено.
Вернемся к попугаям: удав ставит цель – измерить свой рост. Попугай выдвигает идею как это проделать и ставит задачи перед мартышкой и слоненком, которые измеряют рост исходя из своих возможностей (результаты выполненных задач уже измеряются 5 мартышек, 3 слоненка) . Кувырками или обматыванием удава вокруг себя. После чего результаты представляются на рассмотрение попугаю. Попугай, видя результаты подчиненных, измеряет еще и сам, а потом докладывает все результаты удаву. И тот выносит окончательный вердикт, что в попугаях он гораздо длиннее, хотя, на самом деле, рост измеряется в метрах.

Как и в любом деле для начала определимся с терминами и выясним: для чего нужна должностная инструкция, и нужна ли она вообще?

Должностная инструкция — документ, в котором определяются функции, права, обязанности и место сотрудника в структуре предприятия.

Прочитав инструкцию, подчиненный не кинется ее выполнять. Руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть различными (те самые кнут и пряник). Важно, что все способы мотивации никак не связаны с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции призвано избавить руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволить сосредоточиться на воспитательной и организационной работе.

Назначение инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может.

В практике написания, согласования и утверждения должностной инструкции есть интересный подход:
 — инструкция пишется непосредственным исполнителем, согласуется с его руководителем и утверждается вышестоящим начальством.
Пример: инструкция менеджера по логистике пишется самим менеджером, согласуется с начальником отдела логистики и окончательно утверждается директором по логистике.
Тут же оговоримся, что в разных компаниях структура управления может быть разной, и не стоит рассматривать эту статью как призыв и рекомендацию создать у себя точно такую же схему: директор – начальник отдела – исполнитель.

Есть несколько пунктов, которые должны присутствовать в должностной инструкции:
 — наименование должности;
 — место в структуре
— подотчетность;
— руководство;
— назначение и освобождение.
 — основная цель;
 — основные обязанности;
 — образование, знания, опыт;
 — права;
 — ответственность;
 — пункт «С инструкцией ознакомлен ___________»

Теперь попробуем написать должностные инструкции на подразделения логистики в компании. А начнем с написания положения об отделе логистики.

Положение об отделе логистики

I. Общие положения
Отдел логистики является структурным подразделением предприятия «Предприятие» и подчиняется непосредственно «Руководителю (директору, генеральному директору, президенту)»

II. Цели
Организация деятельности предприятия в области логистики для достижения конкурентных преимуществ на рынке.

III. Задачи
3.1. Сбор, обработка и анализ организационной, технической и финансовой информации о деятельности российских и зарубежных организаций, работающих в сфере интересов предприятия.
3.2. Планирование, организация, контроль и управление материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья, материалов и готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также обработка, анализ и хранение соответствующей информации.
3.4. Разработка рекомендации и рациональных предложений по организации деятельности соответствующих служб предприятия с целью оптимизации затрат при доведении материальных потоков от продавца к покупателю.
3.5. Осуществление контроля за товарными и информационными потоками с учетом комплексного подхода по схеме: нужный товар — в необходимом количестве — необходимого качества — в нужное время — в нужное место с минимальными затратами.
3.3. Обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции и товаров в соответствии с заключенными договорами.

IV. Функции
3.6. Осуществление организации, планирования и контроля за внешнеэкономической деятельностью предприятия на стадиях:
 — заключения договоров;
 — поставки продукции в соответствии с заключенными договорами;
 — таможенного оформления товаров;
 — ведения учета и отчетности на складах.
4.1. Проведение необходимых мероприятий по заключению договоров с иностранными и российскими партнерами (сбор информации, установление деловых контактов с иностранными предприятиями, разработка планов совместной работы).
4.2. Разработка совместно с техническими и экономическими службами предприятия планов сотрудничества с отечественными и зарубежными организациями; контроль за исполнением этих планов.
4.3. Участие в подготовке материалов к заключению договоров с поставщиками и потребителями.
4.4. Разработка мероприятий по реализации соглашений, достигнутых во время переговоров с российскими и зарубежными фирмами.
4.5. Сбор, накопление и анализ информации по международному опыту в решении отдельных проблем в области логистической деятельности.
4.7. Контроль выполнения поставщиками обязательств по заключенным договорам (сроки поставок, цены, количество, качество, номенклатура и т.д.)
4.9. Организация, планирование и контроль в обеспечении деятельности складского хозяйства.
4.10. Предъявление через юридический отдел претензий, штрафных санкций к заказчикам продукции предприятия за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов.

V. Права
5.1. Требовать от соответствующих служб предприятия предложения, рекомендации, материалы, отчеты, техническую и экономическую документацию о работе, связанной с иностранными и российскими фирмами, организациями и отдельными специалистами.
5.2. Требовать от подразделений предприятия представления материалов (заявок, норм расхода изделий и т.д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.
5.3. В рамках, определяемых руководством и должностными инструкциями, представлять предприятие в контактах с российскими и иностранными организациями и фирмами, вести соответствующую переписку.
5.4. Контролировать правильность организации хранения товаров (сырья, материалов) подразделениями предприятия, представлять руководству предприятия предложения о наложении взысканий на работников, допустивших нарушение установленных требований.
5.5. Представлять в юридический отдел предприятия материалы для предъявления претензий к поставщикам при нарушении обязательств по договорам.
5.7. Требовать исполнения подразделениями предприятия предложений отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением.

VI. Ответственность
6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Обсуждение на форуме:
Положение об отделе Логистики
Скачать «Положение об отделе логистики» (30 Кб MSWord)