Ревизия кассы

Порядок проведения ревизии кассы

Итак, приход внутреннего или внешнего ревизора обязательно сопровождается представлением распоряжения, являющегося основанием для проведения ревизии. Инвентаризация наличных средств в кассе должна проводиться комиссионно: помимо ревизора необходимо присутствие кассира, главного бухгалтера и незаинтересованного лица.

Для плановой ревизии кассы должно быть основание, которым обычно выступает приказ руководителя.

Распоряжение руководства компании на проведение проверки включает все моменты осуществления ревизии кассы:

· определяет круг лиц, входящих в комиссию;

· устанавливает сроки проведения проверки и сдачи ее результата.

Уведомление о проведении ревизии проверяющими надзорных органов также содержит сведения о составе ревизионной комиссии и сроках проведения проверки.

Алгоритм проведения ревизии кассы и соблюдения требований к кассовым операциям состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка к проведению ревизии:

o кассир передает ревизионной комиссии последний кассовый отчет, оформляет расписку подтверждающую отсутствие неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов;

o председатель комиссии (ревизор) визирует и датирует все кассовые документы, переданные кассиром, делая пометку «До ревизии», так как эти документы еще не зафиксированы в учетных регистрах, но операции по ним уже проведены.

2. Снятие остатков денег в кассе:

o проведение ревизии имеющейся наличности в кассе методом полистного пересчета и сличение полученного результата с учетными данными;

o проверка движения и наличия бланков строгого учета, хранящихся в кассе путем сопоставления их остатков с журналами регистрации;

o оформление результатов актом ревизии денежной наличности в кассы ф. ИНВ-15 в 2-х экземплярах.

3. Проверка соблюдения требований сохранности денег в кассе:

o наличие сейфов с исправными замками;

o организация транспортировки и обеспечение сохранности средств во время перевозки;

o изучение результатов предыдущих проверок соблюдения кассовой дисциплины;

o анализ периодичности проводимых ревизий.

4. Определение и анализ фактов превышения остатком денежных средств установленного лимита наличности в кассе.

5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины:

o проверка соблюдения требований нормативных актов к оформлению первичных кассовых документов – заполнение обязательных реквизитов и наличие разрешающих операцию, подписей;

o проверка правильности заполнения платежных и расчетно-платежных ведомостей – сроки выплаты, наличие росписи в получении денежных средств и разрешительных подписей;

o соблюдение требований к ведению кассовой книги – последовательность нумерации страниц, хронология записей, наличие исправлений и коррекционных оговорок;

o проверка обоснованности выплат из кассы авансов на хозяйственные нужды, премий, материальной помощи и др.;

o сплошная проверка своевременности и полноты оприходования полученных из банка денежных средств в кассу компании и выявление расхождений в хронологии событий при сдаче наличных в банк, если они имели место;

o контроль своевременности сдачи остатков денежных средств, неиспользованных в командировках иди полученных под отчет.

6. Проверка целевого использования полученных средств.

7. Обобщение полученных результатов и отражение их в акте (отчете) ревизии исполнения кассовой дисциплины с приложением акта ревизии кассы ф. ИНВ-15.

Результаты проведенной ревизии кассы оформляются актом формы № ИНВ-15. В нем указываются сведения:

· о наличии денежных средств по документам, представленным к проверке;

· о фактическом наличии денег, находящихся в кассе;

· производится сопоставление данных позиций;

· выводится результат от их сравнения. Позиции могут быть одинаковы, что означает благополучное состояние дел в кассе. Если размер денежных средств по документам превышает фактическое наличие – налицо недостача, а противоположный вариант свидетельствует об образовании излишков.

Результаты ревизии исполнения кассовой дисциплины описываются и обобщаются в акте. Он составляется в текстовом формате, в конце обязателен заключительный раздел «Выводы и предложения», где в краткой форме перечислены установленные нарушения и выдвинуты предложения об устранении указанных недостатков.

Сроки проведения ревизии установлены законодательно. В каждом отдельном случае они зависят от объема работы, но не превышают 45 рабочих дней. Этот максимальный срок может быть продлен только в самых сложных случаях, требующих либо вмешательства следственных органов, либо в силу каких-либо непреодолимых обстоятельств. Проверки исполнения кассовой дисциплины налоговыми органами ограничены до 20 рабочих дней.

Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица.

Если ревизором выявлены факты нарушений действующего законодательства, возможна даже передача материалов проверки в следственные органы или возбуждение производства по административному правонарушению, грозящее значительными штрафами, но, конечно, это происходит при грубейших, неоднократных нарушениях или неприкрытых злоупотреблениях.

Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины — действенный инструмент финансового контроля, в большинстве случаев не допускающий такого поворота событий, ведь безнадзорность всегда приводит к печальным последствиям.

Важность ведения кассы

Самым первым документом, в котором отразятся средства, является приходный кассовый ордер, после чего с расходным кассовым ордером деньги отправляются на счет в банке.

Кассовая дисциплина каждого предприятия основывается на законодательном основании, в котором предусматриваются все моменты работы кассового органа на производстве.

Правильная организация работы предполагает наличие отдельного помещения, наличие необходимого оборудования, мебели, компьютерной техники, сейфа для хранения наличности, обязательно на производстве должна быть должность кассира. Работа кассира предполагает ведение целого ряда документации и кассовых операций.

В обязанности кассира входит: прием и выдача наличных средств, проведение операций по платежам безналичным способом, прием и зачисление денег на счета фирмы, инкассация денег, правильное ведение документации, контроль лимита денег. Однако правильное ведение бухгалтерского учета — это еще не подтверждение качества работы. Контроль за работой кассового органа проводится независимой проверкой в ходе ревизии.

Основные этапы ревизии

Чтобы правильно провести ревизию, необходимо следовать главным этапам:

  • контроль и подсчет наличных средств в кассе, причем суммы сверяются с отчетами и чеками, которые подтверждают определенные суммы;
  • контроль финансовых документов.

Документы и финансовая отчетность предоставляют весь спектр информации о денежных средствах, которые проходят через организацию, тем самым влияют на оборот средств. С помощью документооборота можно увидеть направления работы фирмы. Положительные и негативные пути денег, инвентаризация выявляет нарушения и помогает исправить их.

Главной целью инвентаризации является общая проверка работы и документооборота, финансовой отчетности, правильности поступления денег на счета фирмы, выявления нарушений закона. Аудитор, который проводит контроль по показателям работы, может определить и сформировать мнение о работе фирмы. Чтобы грамотно провести ревизию, необходимо быть хорошим аудитом и знать все нормы бухгалтерского и экономического дела.

Перед проверкой ознакомиться с налоговым кодексом, с коллективным договором или уставом данного производства. Если проверку будет проводить комиссия предприятия, в ее состав войдет главный бухгалтер, экономист, руководитель и другие главные специалисты.

Ревизия кассы предприятия может проводиться один раз в квартал, один раз в год, при передаче рабочего места, перед отпуском кассира, перед увольнением, перед годовым отчетом, в случае ликвидации фирмы. Возможные проверки проводятся по усмотрению руководителя. Если фирма имеет очень большие денежные потоки, то инвентаризация проводится на каждое первое число нового месяца.

Разновидности проверок

Проверки по своей специфике могут подразделять на плановую и внеплановую. Плановая проводится в организации согласно плану, утвержденному на год и закрепленному приказом по предприятию. Внеплановая может проходить согласно приказу фирмы, однако ознакамливаются с ней за три дня до ревизии или в день проверки. Внеплановые контроли обычно проходят независимыми аудиторами, с других управлений приглашенными для контроля и выявления ошибок в работе кассы.

Приглашение специализированных сотрудников аудиторских фирм — удовольствие недешевое, поэтому если руководитель нанимает их для работы, значит действительно ищет нарушения.

Перед тем как начать проверку на предприятии, утверждается приказ, в нем устанавливается период ревизии, обычно он длится не больше 45 дней. В приказе утверждается состав комиссии по проведению проверки. С приказом по предприятию необходимо ознакомиться работнику кассы и всем членам будущей комиссии.

Порядок проведения ревизии кассы предусматривает следующие обязательные пункты:

  1. Кассу необходимо подготовить к проверке, т.е. комиссии отдается последний отчет по денежным средствам, оформляется расписка об отсутствии неоприходованных денег, ревизор же, в свою очередь, ставит дату и подпись на последних документах.
  2. Производится проверка кассовой книги. Кассовая книга — это один из главных документов работы, в ней отражаются все операции по поступлениям денежных средств. Правильность ведения еще один главный пункт, в книге нельзя делать ошибок и исправлений, нужно чтобы все страницы были пронумерованы.
  3. Проверка первичной документации приходного и расходного кассовых ордеров.
  4. Если существуют остатки денег в кассе, то аудитор существующую наличность пересчитывает и проверяет. Проверяется приказ на лимит денежных единиц организации и сверяется с остатками средств, не превышает ли оставшаяся сумма этот лимит.
  5. Для проверки очень важен такой момент, как сохранность средств в кассе, проверяется наличие сейфа, чтобы у него был исправный замок, у денег должна быть надежная защита. Если на предприятии существует перевоз средств, то проверяется транспортировка и надежность перевозки.
  6. Ревизорами обязательно просматриваются и изучаются документы последних проверок и ревизий.
  7. После проведения ревизии комиссией составляется акт ревизии кассы.

Одним из главных пунктов проверки кассы, является соблюдение кассовой дисциплины (имеется образец):

  • проверка оформления документации кассовых ордеров;
  • сверка итогов по отчетам кассы;
  • сверка заполнение реквизитов организации;
  • проставление печатей и подписей;
  • проверка входящих и исходящих ордеров;
  • правильность ведения платежных ведомостей;
  • ревизия кассовых операций подразумевает проверку сроков выплаты заработной платы и многое другое.

Акт ревизии кассы — это документ, подтверждающий проводимость инвентаризации, в нем отражаются пункты проверки и соответствия или несоответствия по ним. Акт ревизии — это утвержденный бланк формы № ИНВ — 15, образец бланка можно найти в интернете.

В этом бланке отражаются такие сведения по ревизии:

  • наличие денег по суммам взятым из отчетности;
  • наличие денег, по факту имеющихся в кассе, после чего сопоставляются эти позиции, и дается результат.

Если результат одинаковый, значит, работа кассы указывает на благоприятное состояние дел и правильность ведения кассового учета. Если сумма денег разная, то значит при работе кассира допущены ошибки. Если факт средств по документам превышает наличие денег в кассе, то недостача будет выявляться ревизором и кассиром. Если же фактических денег, прошедших через кассу больше чем по документам, то возможно появление излишков, данная ошибка будет исправляться. После проведения инвентаризации обязательно в бланке ревизии составляется письменный акт о проверке. Составляется он в нескольких экземплярах и предоставляется для подписания и ознакомления руководителю организации. Если в период ревизии были выявлены недостача или излишки денежных средств, то к акту будет приложена объяснительная от кассира. Ошибки, найденные в ходе проверки, необходимо исправить в течение 30 дней с момента получения акта.

Ревизия кассы производится на всех предприятиях и является обязательной процедурой при ведении бухгалтерского учета. Только честная и добросовестная работа кассира может эффективно и качественно вести кассовое дело.

Что собой представляет эта процедура?

Ревизия кассы, являясь инструментом контроля, представляет собой комплекс мероприятий по проверке соответствия законодательству, правильности и своевременности осуществления операций с денежными средствами и их эквивалентами, находящимися в кассе субъекта, подлежащего проверке, их документального оформления и принятия к учету.

Инвентаризация кассы может проводиться, как обособленная проверка именно кассовой наличности или быть одним из этапов комплексной документальной ревизии, осуществляемой органами ведомственного или государственного контроля.

Проверка осуществляется в два этапа:

  • собственно пересчет кассовой наличности и сопоставление сведений, полученных из документальных источников с фактическим наличием денег в кассе;
  • контроль соблюдения кассовой дисциплины.

Проведение ревизии кассы и анализ полученных сведений достоверно информирует об использовании финансовых ресурсов компании, преимуществах и негативных моментах ее деятельности. Нельзя переоценить значение этой процедуры. Её предназначение заключается в анализе положительного опыта хозяйствования, а также профилактике допущенных злоупотреблений и правонарушений.

Как любая контрольная операция, ревизия осуществляется с применением специальных методов контроля, обеспечивая системность ее проведения для достижения установленной цели.

индивидуальный предприниматель обязан делать отчисления в различные фонды . Читайте, какие предусмотрены страховые взносы для ИП в 2019 году.

Письмо о расторжении договора не обязательно, но очень рекомендуют направлять контрагенту перед разрывом договорных отношений. Образец найдёте

Цель

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины имеют целью установление достоверной информации предоставленных данных бухгалтерского учета, основываясь на сведениях о фактическом наличии денежных средств и их эквивалентов в кассе компании.

Не менее важной задачей является также пресечение нарушений, связанных с использованием денежных средств, и их устранение.

Анализ, полученной после проведенной ревизии информации, позволит аудитору или ревизору сформировать мнение о достоверности финансовой отчетности компании, поддерживая или опровергая его деловую репутацию.

Законодательные основания

Согласно закону контролировать соблюдение дисциплины в расчётно-кассовых операциях могут:

  • представители органов внутреннего контроля – полномочные сотрудники компании;
  • работники органов Росфиннадзора;
  • инспекторы налоговых служб.

Кроме того, инициировать проверку в любом объеме может и руководитель компании, заключив договор с независимой аудиторской фирмой или частным аудитором, имеющим аккредитацию.

До 2012 года периодически осуществлять проверки кассовых документов могли банки, в сегодняшнем законодательстве такие проверки не предусмотрены.

В рамках внутреннего аудита срок, периодичность и объект проверки устанавливается распоряжением руководителя компании. Порядок ревизии кассы разрабатывается и утверждается локальными регламентами (например, Положением о внутреннем финансовой контроле), действующими на предприятии.

Оно определяет следующие моменты:

  • создание ревизионной комиссии;
  • перечень объектов проверки;
  • периодичность проведения снятия денежной наличности;
  • правила оформления актов.

Задачами ревизии кассы инспекторами ИФНС является осуществление контроля полноты оприходования и учета выручки от основной и подсобной деятельности компании.

Опираясь на Административный регламент № 133н от 17.10.2011, налоговые инспекции вправе проверять любую организацию, ведущую свою деятельность:

  • осуществляя наличные расчеты с применением ККМ;
  • не применяя ККМ а используя платежные карты с правом выдачи приходного документа, оформленного на бланке строгого учета, соответствующего кассовому чеку.

Субъекты

Любое предприятие любой формы собственности время от времени может быть подвергнуто проверке выполняемой деятельности с обязательной инвентаризацией наличности в кассе со стороны налоговой инспекции.

В соответствии с п. 5.14.1 Положения от 15.06.2004 № 278 финансовый контроль, осуществляемый органами Росфиннадзора, направлен, в основном, на организации:

  • получающие средства из государственных источников — финансовую помощь, гарантии Правительства, бюджетные ссуды, кредиты, инвестиции из федерального бюджета или внебюджетных государственных фондов;
  • пользующиеся имуществом и ТМЦ, находящимися в федеральной собственности.

Периодичность

Ревизия денежной наличности в кассах предприятий внутренним аудитом производится:

  • не реже раза в квартал или полугодие, а также на первое число года, следующего за отчетным;
  • при передаче полномочий кассира или сотрудника, выполняющего его функции и отвечающего за сохранность ценностей под ответственность другому сотруднику;
  • в других случаях на усмотрение руководителя организации и в соответствии с финансовой политикой, определяющей закономерность его требований.

Компании с крупными оборотами, обычно, практикуют проведение ревизий кассы ежемесячно на первое или последнее число месяца.

Внезапная проверка

Ревизия кассы может быть плановой или внеплановой. Осуществляя принцип внезапности, руководство компании вправе инициировать проверку кассовой наличности тогда, когда посчитает эту процедуру необходимой. Такая ревизия квалифицируется, как внезапная.

Отличается она от плановой проверки только тем, что действительно обеспечивает внезапность. Так как в компаниях обычно установлены сроки проведения кассовых инвентаризаций (в конце или начале месяца) и этот принцип не работает. В некоторых случаях ее проведение обусловлено настороженностью руководства или прямыми подозрениями в злоупотреблении сотрудников, отвечающих за неукоснительное соблюдение кассовой дисциплины.

Как правило, проверки инспекторов ИФНС или Росфиннадзора всегда осуществляются внезапно, без предупреждений.

Принятым Указанием о порядке ведения кассовых операций с 01.07.2014 термин «внезапная проверка» не рассматривается, тем не менее, обеспечение внезапности и неразглашение этапов подготовки ревизии – одно из основных требований к квалифицированному ревизору.

Обязательные условия

Любая ревизия, инициированная на предприятии, должна быть подтверждена распоряжением:

  • руководителя компании – если это внутренняя проверка;
  • руководителя (его заместителя) органов ИФНС или Росфиннадзора о проведении ревизии с указанием ее сроков и подтверждением полномочий ревизионной группы.

Кроме того, ревизор (или группа проверяющих) должен удостоверить собственную личность, предъявив соответствующий документ. Только после этой необходимой процедуры компания может представить финансовые документы, многие из которых квалифицируются, как конфиденциальные, и денежную наличность к проверке. Грамотный ревизор, приступая к проведению ревизии, руководствуется основными правилами.

Он должен обеспечить:

  • внезапность;
  • компетентность и обоснованность. К сожалению, не всегда эти качества можно встретить у проверяющих. Следует помнить о профессионализме в любых проявлениях. Необъективность ведет к повторным проверкам, затягиванию процесса выяснения обстоятельств произошедших нарушений, зачастую вводя в заблуждение вышестоящее руководство или следственные органы;
  • непрерывность. Прерывать ревизию нельзя. Все действия, начатые в ходе проверки, должны быть закончены, отвлечения из проверяемой организации крайне нежелательны;
  • гласность. Обсуждение даже промежуточных результатов ревизии должно обязательно проводиться с руководством проверяемой компании. Это способствует устранению ошибок, допущенных ревизорами, и значительно экономит время, ориентируя проверяющих на объективность в оценке ситуации.

Что делать, если выявлено нарушение?

Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица.

Если ревизором выявлены факты нарушений действующего законодательства, возможна даже передача материалов проверки в следственные органы или возбуждение производства по административному правонарушению, грозящее значительными штрафами, но, конечно, это происходит при грубейших, неоднократных нарушениях или неприкрытых злоупотреблениях.

Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины — действенный инструмент финансового контроля, в большинстве случаев не допускающий такого поворота событий, ведь безнадзорность всегда приводит к печальным последствиям.