Ревизия в магазине продуктов

Как провести ревизию в продуктовом супермаркете

Все магазины обязаны вести учет своей продукции, не говоря уже о продовольственных супермаркетах, в которых количество наименований колеблется от 15 тыс. (это магазин площадью около 150 кв. м.) до 200 тыс. (гипермаркеты) и более товаров. В небольших магазинах ревизией может заниматься непосредственно торговый персонал (это когда две смены переписывают существующие остатки товара в торговом зале и подсобных помещениях, а потом сверяют полученные данные с руководителем). А вот в супермаркете должна работать независимая группа ревизоров (учетчиков и аналитиков). Эта группа состоит из 2-х (самое минимальное количество) и более человек, в зависимости от размеров супермаркета. В группе должен быть главный аналитик (или просто аналитик), который будет заниматься анализом проведенной ревизии, и учетчик(ки), который(ые) занимается(ются) подсчетом товара.

В течение месяца отдел ревизоров обязан провести полный учет магазина и предоставить результаты подсчета руководству для ознакомления. Для того чтобы организовать подсчет всего магазина, необходимо в начале каждого месяца составлять график проведения ревизии. Не помешает знать в какие дни и какой поставщик привозит товар, — тем самым можно облегчить подсчет продукции (легче считать товар, когда его на остатках мало, чем тогда когда полки полностью «забиты»). Обязательно учитывайте предпраздничные, праздничные и послепраздничные дни (например: не стоит перед Новым годом считать спиртное, новогодние подарки; а перед Пасхой – яйца и пасхальные украшения; и т.д.). Это будет слишком трудоемкая работа, при которой большая вероятность неправильного подсчета и ошибок. Ошибки придется исправлять за счет своего нерабочего (свободного) времени – это в том случае, если в рабочее не успеете. Ревизию весового товара, а именно: колбасные и рыбные изделия, овощи и фрукты, продукция собственного производства и замороженные полуфабрикаты – лучше всего считать каждую неделю, допустим в воскресенье. Твердый сыр и кондитерские изделия – достаточно провести подсчет в конце месяца один раз. Остальной товар можно считать один раз в течение месяца. Продукцию разделить на группы, а группы, — если слишком объемный ассортимент — на подгруппы (например: группу «спиртное» делим на подгруппы «водка» и «вино»).

За день до подсчета необходимо попросить, чтобы кто-нибудь из персонала торгового зала навел порядок в своем отделе, где непосредственно будет проводиться ревизия, — тогда подсчет легче и быстрее проводить. Если порядка нет, то и времени на подсчет будет затрачено в два раза больше, так как оно будет потрачено на проверку стоящего на полках товара.
Подсчет магазина можно проводить после его закрытия ночью или рано утром. Если подсчет производится утром, тогда в первую очередь необходимо «пройтись» по торговому залу. Его не сложно посчитать, потому как людей в это время ходит немного и легко заметить, если кто купил товар раньше, чем вы его посчитали. Ну а если вы не заметили, что товар с полки был взят покупателем, тогда соответственно подсчет будет ошибочным, после анализа будет видно, где допущена ошибка и ее можно исправить, – пересчитав товар.

Совет 1: Как сделать ревизию в магазине

Решение проводить ревизию принимается руководством магазина или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию — значит контролировать весь процесс от начала и до кона.
Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.
После этого необходимо каждую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары. Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.
По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.
Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.
Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее. Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.
Ревизия — очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.