Списание строительных материалов

Учет строительных материалов

Верников Виталий Александрович, кандидат экономических наук, аудитор, практикующий бухгалтер,
преподаватель финансовых и бухгалтерских программ ИППК РУДН

Строительство является достаточно сложной отраслью народного хозяйства, т.к. является одной из наиболее материалоемких отраслей экономики. В сметной стоимости объекта строительства материалы, как правило, составляют большую часть сметной стоимости. Поэтому учет материалов, используемых в строительстве, имеет свои особенности, что непосредственно влияет на методическое обеспечение бухгалтерского учета как с научной, так и с практической точек зрения.
Система учета материалов на стадиях приобретения, хранения и использования имеет важное значение для формирования достоверной и своевременной учетной информации, необходимой для принятия, обоснования и подготовки эффективных управленческих решений.
Документооборот и движение строительных материалов зависят от сущности договорных отношений между подрядчиком и заказчиком.
Строительство может вестись как из материалов подрядчика, так и из материалов заказчика.
Если подрядчик ведет строительство из своих материалов, то заказчик принимает стоимость материалов по форме N КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» в общей стоимости работ и оплачивает ему стоимость материалов в составе стоимости выполненных подрядных работ, когда рассчитывается с ним за принятые работы.
Если же материалы на стройплощадку поставляет заказчик, то в договоре строительного подряда следует предусмотреть данное обстоятельство и определить, покупает подрядчик у заказчика материалы или заказчик передает их ему на давальческой основе.
Это является важным моментом во взаимоотношениях заказчик — подрядчик, так как порядок отражения в учете и налогообложении существенно отличается.
Задачи по обеспечению строительства в установленные сроки материальными ресурсами, организации их приемки, хранения, правильного рационального использования, выявлению излишних запасов и их мобилизации решает Отдел снабжения. Он представляет поставщикам спецификацию на продукцию, заключает соответствующие договоры, контролирует своевременность и точность выполнения поставщиками их условий.
По данным исследований аудиторов в настоящее время в связи с широким применением соответствующих программных продуктов ведение оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода учета материалов в бухгалтерии становится нецелесообразным. Формирование информации о наличии и движении строительных материалов в разрезе их наименований не требует дополнительных трудозатрат, поскольку производится автоматически после ввода исходных показателей. Сопоставление данных бухгалтерского и складского учета не вызывает трудности, если каждому наименованию строительных материалов присвоен свой номенклатурный номер, а информация в отчете по форме N М-19а и ведомости движения материалов формируется в сопоставимом виде по увеличению номенклатурных номеров. Выявленные несоответствия ликвидируются путем исправления ошибок, допущенных в учете на складе или в бухгалтерии, в результате чего обеспечивается соответствие данных бухгалтерского и складского учета о натуральных и стоимостных остатках материалов по всей номенклатуре использованных строительных материалов.

В ходе аудита установлено, что в строительных организациях движение материальных ценностей по каждому строительному участку отражается в материальном отчете прораба по форме N М-19а, в котором указываются остатки материалов на начало месяца, поступление со склада и непосредственно от поставщиков, расход на производство разных объектов и сальдо на конец отчетного периода. Фактический расход материалов зачастую определяется расчетным способом. Этот метод основан на проведении ежемесячной инвентаризации остатков, оставшихся не использованными на строительном объекте.
Применение инвентарного метода списания материальных затрат на строительство вызвано тем, что непосредственно на строительной площадке отпуск материалов на рабочие места не оформляется первичными документами. В конце месяца при составлении материального отчета производитель работ определяет фактический расход материалов расчетным путем: остаток на начало месяца + поступление за месяц — остаток на конец месяца. Списание фактического расхода строительных материалов, конструкций и деталей на производство оформляется актом об остатках, списание материалов открытого хранения — по форме N М-22а. По окончании месяца начальник участка составляет отчет о фактическом расходе основных материалов в сопоставлении с расходом по производственным нормам по форме N М-29.
По мнению аудиторов, применение инвентарного метода является обоснованным только в тех случаях, когда определяется фактический расход материалов открытого хранения (песка, гравия и др.). В остальных случаях необходимо оформлять каждую хозяйственную операцию по передаче в производство строительных материалов первичными учетными документами. В противном случае управленческий персонал строительной организации лишается возможности оперативно принимать соответствующие решения.
Кроме того, практика показывает, что отдельные строительные организации считают, что рыночные условия хозяйствования, применение договорных цен на строительство, разработка многими строительными подразделениями предварительных комплектовочных ведомостей и фактическое обеспечение объектов строительства необходимыми материалами в соответствии с ними, сокращение управленческого аппарата сделали ненужным весьма трудоемкий процесс составления отчета по форме N М-29.
Аудиторы считают эту точку зрения ошибочной. Мнение аудиторов основано на том, что если не составлять отчет по форме N М-29, то строительная организация лишается возможности осуществлять оперативный контроль и управлять материальными расходами организации.
Для строительства всегда было характерным применение элементов нормативного метода учета. Решающая роль отводится сметному нормированию объектов строительства. Таким образом, важнейшим принципом эффективного управления оборотными средствами является их нормирование.
При составлении локальных смет нормативная потребность и сметная стоимость строительных материалов рассчитываются на основе государственных элементных сметных норм, локальных ресурсных ведомостей по видам работ, сводных ведомостей материалов и спецификацией в составе рабочей документации.

Учет расходов строительных материалов при формировании себестоимости строительной продукции (работ) может осуществляться по фактическим или планово-расчетным ценам. Если строительная организация учитывает материалы по планово-расчетным ценам, то она ведет отдельный учет отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по планово-расчетным ценам.
При учете материалов по планово-расчетным ценам строительные организации определяют номенклатуру материалов, по которым устанавливаются планово-расчетные цены в пределах наименований, видов и групп материальных ценностей. Отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по планово-расчетным ценам учитываются по принятым в строительной организации видам производственных запасов и ежемесячно списываются на счета учета использования материалов, а также на объекты учета пропорционально планово-расчетным ценам израсходованных и отпущенных материалов.
Нормативный расход материалов по отдельным объектам строительства устанавливается исходя из объемов выполненных работ по данным журнала учета выполненных работ (форма N КС-6). Выполненный объем работ определенного вида умножается на производственную норму расхода каждого вида используемого материала. Фактический их расход берется из материального отчета производителя работ. Перерасход материалов по количеству на основании разрешения руководителя строительно-монтажной организации может быть списан на производство как документированное отклонение от норм расхода или на лицо, виновное в его образовании. Стоимостные отклонения от установленного норматива отражаются в учете как недокументированные затраты.
Результаты исследований аудиторов свидетельствуют о том, что, несмотря на то что разработка производственных норм расходов строительных материалов — дело сложное, трудоемкое и дорогостоящее, отказ от нее во многих случаях не оправдан. Применение элементов нормативного учета дает мощные дополнительные возможности повышения эффективности принимаемых управленческих решений и усиления внутреннего контроля строительной организации. Тем более что в строительной отрасли многие расходы являются предметом сметного планирования.
При осуществлении строительных работ строительные организации могут использовать не принадлежащие им материалы. Взаимоотношения сторон при осуществлении операций по передаче и переработке давальческого материала в ходе строительных работ имеют ряд особенностей (ст. 713 ГК РФ).
Во-первых, в этих отношениях участвуют две стороны — заказчик, являющийся владельцем материалов, и подрядная организация, которая осуществляет их переработку.
Во-вторых, заказчик, поставляя материал для проведения строительных работ, остается собственником как материалов, так и изготовленной впоследствии строительной продукции.
В-третьих, подрядная организация не производит оплату полученного материала, а только осуществляет их переработку. Выполненную работу заказчик (застройщик) оплачивает подрядчику.
Проведение расчетов без использования денежных средств отвечает интересам как заказчика, так и подрядчика. В этом заключается особая актуальность вопросов юридического толкования, а также бухгалтерского учета и налогообложения хозяйственных операций, связанных с переработкой давальческих материалов при осуществлении строительных работ подрядным способом.
Оформление операций по передаче давальческих материалов подрядной организации осуществляется на основе договора на передачу материалов на давальческой основе. В соответствии с гл. 37 ГК РФ этот договор — разновидность договора подряда. Условия использования материалов заказчика могут быть включены в договор строительного подряда. В таком случае не требуется заключения отдельного договора на использование давальческих материалов заказчика при строительстве.
В строительстве поставка материалов может осуществляться от поставщиков или же непосредственно от заказчика. При этом подрядчикам не всякое поступление материалов от заказчика следует считать полученным на давальческих условиях. Основой для разграничения этих вариантов является переход права собственности на передаваемые материалы.
Вариант «поставка материалов заказчиком» может предусматривать переход права собственности на материалы к подрядчику по соответствующим первичным документам. Это важно, так как вариант «поставка материалов заказчиком» основывается на ст. 745 ГК РФ, в соответствии с которой обязанность по обеспечению строительства материалами, в том числе деталями и конструкциями или оборудованием, несет подрядчик, если договором строительного подряда не предусмотрено иное. Кроме того, сторона, в обязанность которой входит обеспечение строительства, несет ответственность за невозможность использования предоставленных ею материалов или оборудования без ухудшения качества выполняемых работ, если не докажет, что невозможность использования возникла по обстоятельствам, за которые отвечает другая сторона. Статьей 745 ГК РФ также предусмотрено, что при обнаружении невозможности использования предоставленных заказчиком материалов или оборудования без ухудшения качества выполняемых работ и отказа заказчика от их замены подрядчик вправе отказаться от договора строительного подряда и потребовать от заказчика уплаты цены договора пропорционально выполненной части работ.
Юридическим основанием для применения варианта «поставка давальческих строительных материалов» является ст. 713 ГК РФ, из которой следует, что подрядчик обязан использовать предоставленный заказчиком строительный материал экономно, а после окончания строительных работ представить отчет об израсходовании материала и возвратить его остаток либо с согласия заказчика уменьшить цену работ с учетом стоимости остающегося у подрядчика неиспользованного строительного материала. Там же указано, что, если результат работы не был достигнут или же достигнутый результат оказался с недостатками по причинам, вызванным недостатками предоставленного заказчиком материала, подрядчик вправе потребовать оплаты выполненной им работы. Статья 714 предусматривает ответственность подрядчика за несохранность предоставленных заказчиком материалов.
По договору использования давальческих материалов при осуществлении строительных работ заказчик, получив право собственности на изготовленную строительную продукцию, обязан возместить подрядной строительной организации стоимость работ. В договоре переработки давальческого сырья важно оговорить стоимость передаваемого в переработку сырья, а также ответственность за утрату или некачественную переработку материала. Сторонами также предусматривается вид оплаты услуг в договоре. Наиболее распространен вариант, при котором за выполненные работы (услуги) заказчик (застройщик) рассчитывается денежными средствами по согласованной цене.

Условия использования материалов имеют свои характерные особенности, которые необходимо учесть при заключении договора строительного подряда. В частности, при распределении рисков между сторонами договора на использование материалов заказчика необходимо руководствоваться ст. 705 ГК РФ, из которой следует, что, если иное не установлено условиями заключенного договора, риск случайной гибели или случайного повреждения переданных в переработку материалов несет заказчик, а риск случайной гибели или случайного повреждения уже изготовленной строительной продукции — подрядчик. Таким образом, при формировании данного раздела договора строительного подряда у сторон имеется возможность оговорить специальные правила распределения рисков или же сослаться на применение общеустановленных принципов распределения рисков.
Согласно действующему законодательству заказчик, утративший переданные для переработки (доработки) материалы (конструкция, оборудование) в результате недобросовестных действий подрядчика, имеет право требовать возмещения причиненных убытков.
Оценка материалов, передаваемых на давальческой основе, производится на основании первичных документов. Такая оценка проводится с учетом требований ПБУ 5/01. По факту подписания акта приемки готовой строительной продукции для дальнейшего использования организация-заказчик (застройщик) производит оценку уже готового объекта строительства.
Бухгалтерский учет давальческих материалов ведется на основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (в ред. Приказа Минфина России от 24.12.2010 N 186н). В данном документе дано следующее определение: давальческие материалы — это материалы, принятые организацией от заказчика для переработки (обработки), выполнения иных работ или изготовления продукции без оплаты стоимости принятых материалов и с обязательством полного возвращения переработанных (обработанных) материалов, сдачи выполненных работ и изготовленной продукции.
В комментариях к счету 10 «Материалы» Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета указывается, что на субсчете 10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» учитывается движение материалов, переданных в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий. Затраты на переработку материалов, оплаченные сторонним организациям и лицам, относятся в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки.
Таким образом, заказчик, передающий материалы подрядной строительной организации на давальческой основе (то есть право собственности на материалы остается у заказчика), учитывает их в течение всего времени строительства на субсчете 10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону». Передача материалов оформляется соответствующими передаточными документами (накладными на отпуск, актами и др.).
По мере использования подрядной организацией и предоставления акта на списание затраты по оплате строительных работ, а также стоимость материалов относятся на увеличение капитальных вложений по объекту строительства.
Стоимость израсходованных материалов заказчика подрядчик также включает в форму N КС-2, в которой для отражения использованных давальческих материалов заполняется отдельный раздел «Материалы заказчика» с указанием их стоимости. В окончательную сумму по акту стоимость израсходованных давальческих материалов не включается путем записи «За минусом материалов заказчика».
Стоимость использованных для строительства материалов подрядчик также указывает в Справке о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3). Получив от подрядчика эту справку, а также акт N КС-2, заказчик включает стоимость израсходованных материалов в затраты незавершенного строительства.
При этом покупка материалов, подлежащих передаче организации-подрядчику на давальческих условиях, отражается по дебету счета 10/8 «Строительные материалы» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Сумма налога на добавленную стоимость со стоимости приобретенных материалов отражается по дебету субсчета 19/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Погашение задолженности перед поставщиком материалов отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета».
По окончании строительства предъявляется к зачету НДС по приобретенным и оплаченным материалам, что отражается по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на добавленную стоимость», в корреспонденции с кредитом субсчета 19/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Учетная стоимость сырья и материалов, переданных подрядной организации, списывается по дебету счета 10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» в корреспонденции с кредитом счета 10/8 «Строительные материалы».
Стоимость работ по строительству (за минусом НДС) на основании формы N КС-3 отражается по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Фактическая стоимость строительных материалов, переданных подрядчику, по мере их использования при строительстве отражается по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону».
В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ аналитический учет давальческих материалов у заказчика объекта капитального строительства ведется по подрядчикам, наименованиям, количеству и стоимости, а также по местам выполнения строительных работ.
В учете заказчика делается запись:
Дебет 08-3 «Строительство объектов основных средств» Кредит 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» — списаны материалы, использованные при строительстве объекта.
Если у подрядчика останутся материалы, он обязан вернуть их заказчику либо оставить у себя, оплатив их.
Материалы могут реализоваться подрядчику. Если по договору к подрядчику переходит право собственности на материалы, то отражается реализация материалов в учете у заказчика следующим образом:

Дебет 91-2 Кредит 10-8 «Строительные материалы» — списывается покупная стоимость материалов;
Дебет 62 Кредит 91-1 — отражается отпускная стоимость переданных подрядчику материалов согласно передаточным документам;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «НДС» — начислен НДС с суммы реализации материалов.
В этой ситуации заказчик имеет право принять НДС, уплаченный поставщику материалов, к вычету при соблюдении условий, установленных Налоговым кодексом РФ.
Подрядчик включает стоимость материалов в стоимость выполненных работ по форме N КС-2. На основании этого же документа в бухгалтерском учете заказчика делаются следующие записи:
Дебет 08 Кредит 60;
Дебет 19 Кредит 60.
Исследование практики учета материалов в подрядных строительных организациях показало, что они не используют счет 10 «Материалы» для учета материалов, переданных ей заказчиком. Это обусловлено тем, что на балансовых счетах хозяйствующего субъекта отражаются только те ценности, которые принадлежат ему на праве собственности.
На практике наиболее распространенной ошибкой у подрядчика является отражение поступившего сырья по договору переработки на счете 10 «Материалы». Данный порядок учета может привести к необоснованному занижению налогооблагаемой прибыли при списании стоимости материалов на затраты производства или к увеличению совокупной суммы налогов, подлежащих уплате в бюджет за соответствующий отчетный период.
Рассмотрим наиболее целесообразный способ ведения учета у подрядной строительной организации, принимающей материалы от заказчика на давальческой основе.
Стоимость материалов, принятых от заказчика, следует отражать по дебету счета 003 «Материалы, принятые в переработку», а их выбытие — по кредиту счета 003.
Кроме того, строительные организации используют материалы, приобретенные самими. В данном случае их включают в затраты на строительные работы в оценке, предусмотренной учетной политикой.
Затраты по осуществлению строительных работ с использованием материалов, приобретенных подрядчиком у сторонних организаций, следует отражать по дебету счета 20 «Основное производство» в корреспонденции с кредитом счетов 10 «Материалы», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др.
Выручку от выполнения строительных работ (без учета стоимости материалов, полученных на давальческих условиях) нужно отражать по дебету субсчета 90/2 «Себестоимость продаж» в корреспонденции с кредитом счета 20 «Основное производство».
Затраты по выполненным строительным работам необходимо списывать по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции с кредитом субсчета 90/1 «Выручка».
Задолженность перед бюджетом по НДС от выручки следует отразить по дебету субсчета 90/3 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом счета 68/2 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость».
Финансовый результат списывается в кредит счета 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с дебетом субсчета 90/9 «Прибыль/убыток от продаж».
Налог на прибыль начисляется по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с кредитом счета 68/4 «Расчеты по налогу на прибыль».
Таким образом, учет операций, связанных с договором на использование давальческих материалов, у подрядчика ведется на забалансовом счете без применения двойной записи. Прием материалов оформляется приходным ордером (ф. N М-4) с пометкой, что материалы поступили в организацию на давальческих условиях. По дебету счета 003 «Материалы, принятые в переработку» отражают получение материала, а по кредиту — их выбытие. К данному счету необходимо вести отдельную ведомость аналитического учета. Указанную ведомость организация должна разработать самостоятельно с учетом особенностей деятельности и конкретных управленческих потребностей. Аналитический учет сырья и материалов на данном счете осуществляется в разрезе заказчиков, по видам ценностей и в оценке, предусмотренной в договорах.
Фактические затраты подрядной строительной организации, связанные с осуществлением строительных работ с использованием материалов заказчика, отражаются на счете 20 «Основное производство».
Следовательно, для принятия управленческих решений в подрядных организациях необходимо раздельное формирование затрат по видам строительной продукции (работам), изготавливаемой из собственных материалов, и по продукции (работам), изготавливаемой с использованием материалов, предоставленных заказчиком объекта строительства на давальческой основе.
Выручка подрядной организации от продажи (сдачи) выполненных работ в соответствии с ПБУ 9/99 является доходом от обычных видов деятельности и подлежит отражению на субсчете 90/1 «Выручка». Основанием для отражения в бухгалтерском учете выручки являются акты приемки работ заказчиком и данные соответствующих первичных документов.
Литература

    1. ГК РФ
    2. НК РФ
    3. ПБУ 9/99
    4. Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ
    5. Справочник «Строителство:учет, налоги, право» (2-е издание, переработанное) Под редакцией С.Н.Зубарева, А.Н.Левченко, «НалогИнфо»,2008
    6. Н.А.Адамов,Т.А.Пенчукова «Особенности учета материалов в строительных организациях»,»Бухучет в строительных организациях», 2012, N 7

Материальные запасы

Существуют 4 метода проведения процедуры списания материальных запасов:

  1. Способ СЕЗ – рассчитывается исходя из себестоимости одной единицы запасов.
  2. СРС – процесс происходит из вычисления среднего размера себестоимости.
  3. ФИФО – учитывается чистая стоимость средств приобретенных в рамках первой половины отчетного периода.
  4. ЛИФО – рассчитывается на вторую половину отчетного периода.

Способы осуществления поставленной задачи проводятся по-разному и зависят от разновидности товара и его классификационной принадлежности, а также выбранной учетной политики предприятия.

СЕЗ

По методу учета стоимости каждой единицы.

В организациях с небольшим ассортиментом продукции, которая поставляется небольшими партиями, при условии хорошо отслеживаемого пути сбыта и стабильно установленной цены, применение такого способа списания – целесообразно. Учет на нужды производства в этом случае происходит с отображением каждой задействованной единицы номенклатуры из запасов предприятия.

Процедура происходит в соответствие с теми ценами, с которыми их приобрели. В производство ресурсы по этой схеме могут вводятся двумя вариантами:

  1. В стоимостную оценку входят все затраты, которые понесла фирма для приобретения этого товара.
  2. Упрощенный вариант. Учет цены за единицу материала происходит с учетом указанной суммы в договоре о его приобретении. При этом все остальные траты подлежат пропорциональному списанию в производство (таким же способом – договорным). Этот метод применяется в тех ситуациях, когда определить транспортные или заготовительные расходы либо не представляется возможным, либо трудноосуществимо.

СРС

Из остатков на начало месяца по каждой разновидности продукции, а также с учетом всех вливаний в течение отчетного периода, выявляется общая сумма, которая делится на количество совокупного поступления (остаток + текущий период).

Получив показатель средней себестоимости товара, нужно умножить его на количество необходимое для получения результата в этом месяце.

Усредненный показатель себестоимости будет меняться по степени движения товара.

В первом случае расчётные данные находятся для составления отчета, и такой метод называется взвешенным. Во втором – скользящим. Он необходим при списании запасов на производство.

ФИФО

Расчеты производятся на основании допущения, что запасы, которые поступают в течение месяца или другого периода, используются в порядке их покупки, т.е. запасы, поступившие в производство первыми, должны оцениваться по себестоимости первых приобретений – на начало месяца.

Таким образом, формирование стоимости материально-производственных запасов (МПЗ), находящихся на складе на конец отчетного времени, будет проводиться, основываясь на данных о фактической себестоимости продукции приобретенной на конец периода, а при оценке использованных ресурсов учитываться информация о ранних поступлениях.

Если количество МПЗ из первой партии меньше требуемых затрат, то списание происходит из второй и т.д.

ЛИФО

Этот способ имеет полную противоположность ФИФО, так как сначала происходит списание МПЗ по оценке последних закупок. Такая схема наиболее эффективна в условиях высокой скорости инфляции, что позволяет реально оценить параметры хозяйственной деятельности предприятия и снизит размер налоговых сборов.

ТМЦ

Списание этой категории происходит только в тех случаях, когда степень их амортизации достигла максимума, они стали непригодны к эксплуатации из-за порчи или потеряны.

Правила:

  1. Следует провести техническую оценку каждой единицы в отдельности. По результатам проверки делаются выводы о пригодности их использования.
  2. Проводится документальное освидетельствование и оформление непригодных ТМЦ.
  3. Выписывается акт о вышедших из строя экземплярах.
  4. Директор предприятия принимает решение.
  5. Производится демонтаж и утилизация ТМЦ.
  6. Завершается процедура.

Пристальное внимание нужно уделить составлению акта. Он должен быть грамотно составлен и правильно заполнен.

Правила составления акта:

  1. Образец для заполнения составляется предприятием индивидуально, основываясь на требованиях и рекомендациях делопроизводства.
  2. Документ составляется в двух экземплярах – один направляется в бухгалтерию, а другой лицу, несущему материальную ответственность в данном вопросе.
  3. Для составления акта потребуется организация специальной комиссии, утверждаемой директором фирмы, в состав которой должны входить: главный бухгалтер и лица, ответственные за каждую единицу ТМЦ.

Акт содержит: дату составления и место, ФИО членов коммиссии, название и себстоимость ед. ТМЦ, причину списания, общая цена непригодных ТМЦ, гриф-подтверждение (в правом верхнем углу 1 стр.) и заверяющую отметку.

Товар со склада

Списание происходит по трем причинам.

Движение от поставщика к клиенту

Для этого оформляется сопроводительная документация. Документация первичного характера ведется в журнале поступления товаров. Формирование приходных и отпускных актов контролируется главным бухгалтером и без их составления ни один товар не имеет права покидать склад. Все отчеты хранятся в архиве 3 года.

Для отпуска продукции выписывают:

  • карты лимитно-заборного типа по форме М-8;
  • накладные отпускного вида в форме М-15.

При недостаче

Причины могут быть разные – хищение, пересортица, злоупотребление уполномоченными лицами, убылью естественного порядка, ошибки, допущенные при учете и т.д.

Выявление происходит при помощи проведения инвентаризации. Для этого составляется специальный акт, в котором указываются причина формирования, полное наименование товара, его номенклатура, цена, количество и причина. Документ заверяется всеми участниками комиссии.

Списание следует проводить методом СЕЗ.

Расчет себестоимости можно проводить по трем методам на выбор:

  1. По среднему – применяется при синтетическом способе ведения БУ или при ручном варианте учета на складе.
  2. Партионным – нашел применение при аналитическом подходе. Включает в себя ФИФО, ЛИФО, учет ручного и совмещенного типа.
  3. В выражении фиксированных цен – предназначен для предприятий занимающихся розничной торговлей.

Отсутствие на складе

Такая убыль вписывается в расходы, благодаря чему можно снизить размер налога. Удостоверить можно при помощи документов:

  • ведомости составленной при проведении инвентаризации;
  • акта, который подтверждает факт;
  • заключительные выводы комиссии;
  • записке с объяснением причин.

Товар был испорчен или просрочен

Для этого созывается компетентная комиссия. Проводится профессиональная экспертиза, выписывается акт, который утверждается каждым членом проверки, после чего товар списывают.

Основные документы

На предприятии любого типа каждая хозяйственная операция сопровождается составлением первичной документации – это правило касается и рассматриваемой процедуры.

По закону организация вправе сама определять набор документов, необходимый для проведения процедуры. Главным правилом становится – соответствие нормативных актов статье 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и закреплением их в тексте учетной политики, принятой на фирме.

Стандартные формы, которые могут применяться в организациях:

  1. Накладная-требование – в форме бланка М-11. Она используется в фирме без установленных ограничений на выдачу материалов.
  2. Лимито-заборная карточка – форма М-8. Вводится на предприятиях с регламентированным лимитом на забор МПЗ.
  3. Накладная, предназначенная для выписки МПЗ на сторону – М-15. Необходима она при передаче запасов в другое подразделение организации, обособленного типа.

Содержание таких форм фирма может редактировать сама, добавляя нужные данные и убирая лишние.

Документы для скачивания (бесплатно)

Требование-накладная используется во внутрихозяйственной деятельности предприятия для взаимодействия между уполномоченным материально-ответственным (МО) лицом и отделами. Ее составляет МО лицо в двух экземплярах. Первый служит основанием для списания МПЗ, а второй для оприходования в том подразделении, куда средства были переданы.

Если были использованы не все отпущенные производственные запасы

МПЗ, отпущенные со склада, но не использованные в текущем периоде, не должны отображаться в разделе о расходах. Их не учитывают ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

В такой ситуации отображение проводится по субсчету 10 «Материалы в цехе», как перемещение МПЗ со склада в производственный отдел.

В конце месяца будет составлен дополнительный документ – акт о расходовании МПЗ, где будут отображены направления и цель использования запасов.

Оформление:

  1. Средства выдаются и сразу принимают участие в деятельности организации. В таком случае хватит только накладной-требования.
  2. Составляется акт на списание – МПЗ передается на основании накладной-требования и проходит постепенное проведение процесса по мере использования, которое подтверждается каждый раз этим документом. Его форма утверждается в учетной политике. В нем содержится информация: номер номенклатуры, количество использованного материала, цена, по которой был проведен учет по каждому продукту, порядковый номер или заданный шифр заказа, на который были использованы запасы, установленные нормы на количество и суммы, и степень их превышения.

Служебная записка на списание ТМЦ должна содержать следующие сведения:

  1. Реквизитные данные документа. На малых предприятиях может быть указана только дата, на крупных фирмах – помимо даты проставляется номер.
  2. Прописывается адресат. Это может быть либо директор, либо его заместитель, уполномоченный заниматься вопросами обеспеченности организации.
  3. Текст с просьбой.
  4. Таблица со сведениями о МПЗ подлежащих, проведению процесса ввиду их использования или выхода из строя. Она должна содержать графы со следующими названиями: нумерация строки, название материала, объем продукции, номер, присвоенный инвентаризационной комиссией и стоимость в соответствии с балансовыми данными.
  5. Основания, которые служат для проведения процедуры. Здесь отображаются документы подтверждающие факт и необходимость.
  6. Информация об ответственном лице.
  7. Период. Устанавливается в зависимости от утверждённого отчетного периода – месяц, квартал.
  8. Перечень приложений. Документы, которые будут прикреплены.
  9. Прописывается полные ФИО и должность составителя. Это может быть лицо МО или глава отделения – это регламентируется в правилах предприятия.
  10. Подтверждающие отметки. Записку составляют как минимум два лица – материально ответственный сотрудник и начальник отдела. Первый ставит свою подпись, а второй визирует ее, тем самым подтверждая достоверность предоставленной информации.

После этого документ отправляется адресату, после чего он направляется в бухгалтерский отдел, где проводят процедуры по приведению баланса в соответствующий вид.

Как происходит списание материалов в 1С, можно узнать из данного видео.

Документируем приход материалов в организацию

Оприходование материалов подразумевает не только их физическое получение материально-ответственным работником организации (к примеру, кладовщиком), но и отражение их на счетах бухучета (как правило, это проводка по дебету счета 10 «Материалы»).

Вариантов документального оформления несколько, и часто они зависят от ситуации, возникающей при приемке материалов, а также от структуры организации и принятой в ней системы внутреннего документооборота.

Приходный ордер по форме № М-4. Он применяется, если к качеству и ассортименту материалов нет замечаний. Только вот форма № М-4 довольно большая. Поэтому из нее с легкостью можно убрать некоторые реквизиты, не относящиеся к обязательным реквизитам первичного документап. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете):

  • номера форм по ОКУД и ОКПО;
  • номер паспорта (есть смысл оставлять, только если вы приходуете материалы, содержащие драгоценные камни и металлы);
  • данные о страховой компании;
  • графа с кодом единицы измерения.

Штамп на накладной заменяет приходный ордер, проставляется в аналогичных ситуациях — когда приходуются материалы без каких-либо расхождений по количеству, качеству и ассортименту. В таком штампе должны быть основные реквизиты приходного ордера: кто получил, сколько, когдап. 49 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания); Письмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414; п. 4 ПБУ 1/2008.

Накладная ТОРГ-12, подписанная лицом, ответственным за хранение материалов, к примеру кладовщиком. В этом случае составлять приходный ордер или иной заменяющий его документ смысла нет.

Акт о приемке материалов по форме № М-7. Его надо составлять, если в накладной от поставщика написано одно, а поступило что-то другое (к примеру, поставлены материалы не в том количестве, ассортименте или не того качества). Такой акт вам понадобится и при принятии материалов на ответственное хранение. Форму № М-7 тоже можно подчистить, убрав ненужные вам реквизиты (к примеру, «Название страховой компании», «Дата отправки продукции…», «Дата и номер телефонограммы о вызове отправителя (заготовителя)», «Количество мест», «Вид упаковки», «Код единицы измерения», «Номер паспорта»). В то же время в договоре между вашей организацией и поставщиком может быть прописано, что для фиксации выявленных расхождений составляется какой-то другой документ.

Для приемки материалов, как полностью соответствующих условиям поставки, так и полученных с выявленными расхождениями, можно разработать и использовать единый, универсальный документ:

  • взять за основу классический приходный ордер (по форме № М-4, убрав из нее ненужные реквизиты);
  • дополнить то, что получилось, реквизитами, которые могут понадобиться при выявлении расхождений в количестве и качестве принимаемых материалов (их можно взять из формы № М-7).

ВЫВОД

При оприходовании материалов важно сделать документ, во-первых, подтверждающий сам факт оприходования, а во-вторых, соответствующий правилам документооборота, установленным в вашей организации.

Выдаем материалы со склада

Со склада организации в какое-либо подразделение материалы тоже выдаются не под честное слово. Раньше для отпуска со склада использовали такие унифицированные документы:

  • <или>требование-накладную (форма № М-11) — при отпуске материалов со склада, если в организации нет лимитов на их получение;
  • <или>лимитно-заборную карту (форма № М-8) — если в организации такие лимиты установлены;
  • <или>накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) — при передаче их в другое территориально обособленное подразделение компании (к примеру, в филиал, у которого есть свой склад).

Эти же документы можно составлять и в 2013 г., «разгрузив» их от ненужных реквизитов. А можно разработать собственную — универсальную форму. Для этого возьмите ту форму, которую ранее (до 2013 г.) вы чаще всего использовали и оптимизируйте ее (уберите ненужные реквизиты и добавьте реквизиты, которые могут вам понадобиться).

Списываем на расходы производственные сырье и материалы

Бухгалтерский учет. После того как материалы отпущены со склада для использования в производстве, их стоимость списывается со счета 10 «Материалы» и отражается по дебету счетов учета затратп. 93 Методических указаний.

Но бывает так, что переданные в цех или на рабочий участок сырье и материалы не были использованы для производства продукции. То есть они просто «переехали» со склада и на новом месте хранятся, ожидая своего часа. С экономической точки зрения их стоимость вообще не должна учитываться в качестве расходов текущего месяца. Но отслеживать использование материалов — дело не бухгалтеров, а экономистов или производственников. Поэтому в таких ситуациях целесообразно составлять акт расхода материалов. В Методических указаниях по бухучету МПЗ сказано, что он нужен лишь тогда, когда при отпуске материалов со склада не было указано их назначение: для какого конкретного заказа или вида продукции они полученыпп. 97, 98 Методических указаний.

Отпуск таких материалов со склада в производственное подразделение лучше отражать как внутреннее перемещение. Используя для этого специальные субсчета 10-«Ма­териалы на складе» и 10-«Ма­териалы в цехе».

Но во многих организациях акты расхода сырья и материалов составляют ежемесячно. Причем независимо от того, было указано их целевое назначение при получении со склада или нет.

В налоговом учете ситуация аналогичная. Более того, в Налоговом кодексе есть прямая норма: стоимость материалов, не использованных при производстве продукции, не может быть учтена при расчете общей суммы материальных расходов текущего месяцап. 5 ст. 254, статьи 318, 319 НК РФ.

Как видите, если вы будете следить за расходованием материалов, это позволит вам не только добиться большей достоверности в бухучете, но и правильно рассчитать налог на прибыль.

СОВЕТ

Если материалы не сразу идут в производство, а лишь перемещаются со склада в цех для хранения, не спешите со списанием их стоимости на счет 20 «Основное производство». Так вы можете завысить сумму прямых расходов текущего месяца, что может исказить ваш бухучет, а вслед за ним — и учет налоговый (если он ведется на основе бухгалтерского). Акт расхода материалов поможет вам обосновать расходы как в налоговом учете, так и в бухгалтерском. И у проверяющих — инспекторов и аудиторов — будет меньше вопросов.

«Непроизводственные» материалы и канцтовары

К учету производственных материалов, как правило, относятся достаточно серьезно. А вот офисным материалам (в частности, канцтоварам) бухгалтеры часто уделяют недостаточно внимания. К организации их документооборота применяют разные подходы.

ПОДХОД 1. При покупке материалов через подотчетного работника и его траты подтверждаются, и материалы приходуются, и на расходы они списываются на основании авансового отчета и первичных документов, доказывающих их покупку. Но это неправильно.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“Любое имущество, включая канцтовары и прочее, должно быть оприходовано. Сразу отражать списание их стоимости на счетах затрат — ошибка, которая приводит к риску, в частности по налогу на прибыль. Риск, естественно, возрастает по мере роста суммы операции. Списывать материалы и канцтовары на затраты на основании накладной поставщика или товарного чека магазина не получится — эти документы говорят только о поступлении материалов в организацию. Должны быть дополнительные документы, оформляющие их расход”.

ПОДХОД 2. Если в требовании-накладной или лимитно-заборной карте, по которой получены материалы, указано, где они будут использоваться и для чего, то акт об использовании таких материалов составлять не нужноп. 98 Методических указаний. А если при выдаче материалов со склада цель их использования не была ясна, то составляется акт расхода.

То есть это такой же подход, как при списании на расходы производственных материалов. Он безопасен, если материалы не выдаются в отделы или иные структурные подразделения про запас, а сразу начинают использоваться. Взяли, к примеру, 10 авторучек и раздали их пяти офисным работникам. Зачем еще составлять акт о том, что ручки начали использоваться в рабочих целях? Это же нерационально. Поэтому на дату выдачи материалов со склада их стоимость списывается на счета учета затрат.

Но если материалов выдано со склада довольно много, могут возникнуть вопросы об обоснованности списания их стоимости на расходы. Рассмотрим такой пример. 29 апреля в бухгалтерию небольшой организации передано 10 коробок с бумагой формата А4, в каждой коробке — по пять пачек бумаги. Итого — 50 пачек. Понятно, что у среднестатистической небольшой организации в конце месяца вся эта бумага просто физически не может быть использована для рабочих целей. Исключения, конечно, возможны — к примеру, необходимо сделать копии большого количества документов по запросу налоговой инспекции. Но если ничего экстраординарного нет, то признание в расходах всей стоимости переданной в бухгалтерию бумаги в апреле неоправданно. Причем как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

“На сегодняшний день как для целей внутреннего контроля, так и для целей снижения налоговых рисков сохраняются ранее действовавшие правила.

Списать оприходованное имущество на затраты можно сразу же, а можно по мере его фактического расходования (это зависит от суммы операции — таково требование рациональности учета). Например, никто не будет дожидаться, когда кончатся чернила в шариковой ручке, чтобы выдать работнику новую, но вот новый калькулятор выдадут не раньше какого-то периода времени после выдачи старого. Также вряд ли правильно сразу списывать на затраты единовременно 25 коробок бумаги, купленной про запас, если в организации работает два человека (директор и бухгалтер) и объем документооборота незначителен”.

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

ПОДХОД 3. Акт о расходе материалов нужен всегда, причем независимо от того, было ли указано при отпуске со склада их целевое использование или нет. Ведь то, что материалы отпущены со склада в другое подразделение, еще не говорит о том, что они начали использоваться. Последний приведенный пример — тому подтверждение. Это наиболее осторожный вариант.

“Каким документом оформлять расход — актом или еще чем-то — определяет сам бухгалтер и устанавливает это в учетной политике.

К тому же по канцтоварам «кладовщиком» часто является секретарь или офис-менеджер. Имущество передается ему при приходовании. А передача канцтоваров конечному получателю — инженеру, бухгалтеру или иному офисному работнику — означает их списание на затраты. Ведь контролировать и формировать отдельный документ о том, как они израсходовали бумагу, карандаши, маркеры или файлы, как правило, нет никакой необходимости (если они получили их в разумных количествах)”.

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Не забудьте о том, что формы всех используемых первичных документов, том числе и акта расхода, руководитель должен утвердить или отдельным приказом, или в приложении к учетной политике.

***

После того как бухгалтерия получит количественные данные об использованных материалах, нужно будет определить стоимость их списания. Как правило, для этого создается отдельный регистр. Напомним, что стоимость списания материалов определяется одним из способов, утвержденных учетной политикой:

  • в бухучете — по стоимости единицы, по средней стоимости или способом ФИФО;
  • в налоговом учете — по стоимости единицы, по средней стоимости, способом ФИФО или ЛИФО.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

При строительстве объектов очень важно учитывать количество материалов, которые расходуются в процессе стройки. Это помогает оценить реальную стоимость объекта, отклонения от запланированных норм.

Унифицированная форма М-29 — это отчет о расходе основных материалов в строительстве. Форма М-29 используется, когда проходит списание материалов в себестоимость. Унифицированная форма бланка утверждена Приказом ЦСУ СССР от 24.11.1982 №613.

Отчет является достаточно подробным, заполняется начальником участка (прорабом), который несет ответственность за этот строительный объект. Отчет ведется отдельно по каждому объекту, то есть по каждому сооружению отдельно (включая оборудование, которое задействовано на работах на этом объекте, инструмент, сети электрооборудования и пр.).

Ежемесячно отчет предоставляется для проверки в производственно-технический отдел и бухгалтерию. В ПТО должны находиться копии отчетов с каждого объекта; каждый месяц при поступлении отчета на проверку данные должны переноситься, таким образом, в отделе всегда хранится копия отчета. После того, как отчет был проверен ПТО и бухгалтерией, он должен быть утвержден начальником строительной компании и возвращен ответственному прорабу на участок для заполнения.

Отчет по форме М-29 на списание материалов составляется на основании журнала учета выполненных работ, утвержденных строительной компанией норм расхода материалов, первичных документов по учету материалов (товарно-транспортных накладных, требований и т.д.).

Образец заполнения формы М-29 на списание материалов

На титульном листе необходимо указать строительный объект, по которому составляется отчет. Также необходимо указать сроки, когда работы были начаты и окончены, либо срок, когда по объекту был открыт новый отчет.

Основная часть отчета состоит из 2 больших разделов. Первый раздел содержит сведения о работах, которые планируется проводить и материалах, которые понадобятся для выполнения этих работ исходя из нормативов.

Раздел содержит объемную таблицу, в которую нужно вносить следующие сведения:

  • код строки;
  • название планируемых работ и необходимых для этих работ материалов;
  • код вида работ;
  • единица измерения;
  • обоснование норм расхода материала – указание параграфов, сборников норм, используемых в работе компанией;
  • норма расхода материала на единицу измерения работ, согласно сборников норм;
  • код нормы расхода материала;
  • объем работ и потребность в материалах на объект;
  • фактический объем выполненных работ на начало периода;
  • колонки с 10 по 21 содержат объем выполненных работ и нормативный расход материалов помесячно.

Данные раздела I о нормативной потребности в материалах заполняются производственно-техническим отделом строительной компании перед началом строительных работ, данные этого же раздела об объемах работ, которые выполнены, заполняются ответственным за ведение отчета прорабом.

2 раздел содержит сведения о фактическом расходе материалов по сравнению с планируемым расходом, который был определен по норме. Данные раздела II о расходе материалов заполняются прорабом.

Раздел также состоит из объемной таблицы, которая включает в себя следующие графы:

  • название материала, изделия;
  • единицы, в которых измеряют данные материалы или изделия;
  • расход, который предполагался из рассчитанных норм, на начало года;
  • расход, который фактически получился на начало года;
  • сведения об экономии материалов или, наоборот, перерасходе на начало года;
  • сведения о списании на себестоимость на начало года.

Далее в таблице указывают помесячно следующую информацию:

  • расход исходя из нормы за месяц;
  • фактический расход за месяц;
  • сведения об экономии или перерасходе;
  • сведения о списании на себестоимость.

Если по итогам месяца получается перерасход материалов, то ответственный прораб вместе с отчетом по итогам месяца предоставляет записку по установленной форме с указанием причин, по которым возник перерасход.

Образец заполнения формы М-29 на списание материалов: