Все о кассовой дисциплине

Содержание

Кассовая дисциплина в 2019 году

Кассовая дисциплина – это соблюдение, установленных российским законодательством, правил осуществления наличных денежных расчетов, которые включают в себя все виды приходно-расходных операций.
В основном кассовая дисциплина при онлайн-кассах затрагивает следующие операции:

  • выплата заработной платы;
  • инкассация денежных средств;
  • возврат или же выдача заёмных денежных средств;
  • получение или сдача денег в банк;
  • расчеты с подотчетными лицами и т.д.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, в которой учтены все необходимые кассовые операции и отчеты. Получите возможность контролировать движение денежных средств, формировать отчеты по продажам и отслеживать открытие и закрытие смен.
Попробуйте все возможности онлайн-кассы Бизнес.Ру прямо сейчас>>>
Как вести учет при применении онлайн-кассы

Скачать государственный реестр контрольно-кассовой техники>>>

Скачать государственный реестр фискальных накопителей>>>

Скачать список операторов фискальных данных>>>

Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Пошаговая инструкция по перерегистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Как упростить ведение кассы при помощи кассовой дисциплины

Для некоторых категорий предпринимателей законом предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовой отчетности.
Согласно постановлению ЦБ РФ, вышедшего в марте 2014 года, бизнесмены, которые владеют предприятиями, относящимися к категории малого или микробизнеса, а также владельцы ИП могут не устанавливать лимит кассы.

Полезные документы для скачивания

Заявление на регистрацию онлайн кассыСкачать в .doc Журнал регистрации показаний счетчиков ККМ (Бланк формы КМ-5)Скачать в .doc Сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (Образец заполнения формы КМ-7)Скачать в .doc

Индивидуальные предприниматели ко всему прочему могут не оформлять ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), а также имеют возможность отказаться от кассовой книги.
Однако данные привилегии не отменяют обязанности создания платежных ведомостей при выплате заработной платы и денежных вознаграждений сотрудникам.
Скачать постановление ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций>>>
К категории малого бизнеса можно отнести организации, попадающие под условия закона №209-ФЗ (п.1 Указания №3210-У). Кратко их можно изложить следующим образом:

  1. Организация отнесена к разряду потребительских кооперативов или организаций, приравненных к коммерческим (кроме муниципальных и федеральных государственных унитарных предприятий);
  2. Численность подобного предприятия должна варьироваться в пределах от 16 до 100 сотрудников;
  3. Доход за год не должен превышать суммы в 400 млн. рублей.
  4. Если на предприятии работает до 15 человек включительно, а выручка за предыдущий год, согласно отчетности, не превысила 60 млн. рублей, данное предприятие будет отнесено к разряду микробизнеса.

Важно! Доля государственной собственности в подобных предприятиях не должна превышать 25%. Несмотря на очевидные удобства, бизнесмен должен понимать, что, если приход денежных средств не подтверждается приходным кассовым ордером, наличные деньги могут попросту не дойти до кассы предприятия, оставшись у недобросовестного сотрудника.
В связи с чем можно сделать вывод, что упрощенное ведение кассовой дисциплины в первую очередь будет удобно предпринимателям, в штате которых отсутствуют наёмные сотрудники.

На что нельзя тратить наличную выручку

Довольно часто у владельцев магазинов или же бухгалтеров возникает вопрос, на какие статьи расходов можно тратить наличную выручку из кассы.
Для начала рассмотрим, на что предприниматель имеет право тратить наличную выручку:

  1. Выплата заработной платы сотрудникам;
  2. Расходы на выплаты стипендий;
  3. Выдача командировочных расходов подотчетным лицам;
  4. Любые другие выплаты лицам, являющимся подотчетными;
  5. Расходы на товары или же услуги (за исключением оплаты ценных бумаг);
  6. Страховые выплаты;
  7. Оплата возвращенного товара;
  8. Выдача денежных средств за неоказанные услуги/работы;
  9. Выдача денежных средств на потребительские нужды владельца организации, в случае, если данные нужды относятся к категории личных;
  10. Выплаты платежному агенту при осуществлении банковских операций.

Список статей расходов, на которые предприниматель не может тратить наличные денежные средства из кассы предприятия, включает в себя гораздо меньше пунктов, однако их соблюдение является строго обязательным:

  1. Арендная плата;
  2. Проценты по займам, а также выдача или же возврат самих займов;
  3. Любые манипуляции с ценными бумагами;
  4. Затраты на организацию игр из категории азартных.

Если предпринимателю необходимо осуществить одну из вышеуказанных выплат, денежные средства необходимо будет снять с расчетного счета организации.

Порядок ведения кассовой дисциплины

Что касается мероприятий, направленных на соблюдение порядка ведения кассовой дисциплины при онлайн-кассах, их предприятие разрабатывает самостоятельно.

Лимит денежных средств в кассе

Его организация определяет для себя самостоятельно. При расчете во внимание принимается сфера деятельности фирмы, примерная сумма ежедневной выручки и т.д. Вся наличность сверх установленного лимита должна быть инкассирована в банк.

Лимит расчетов наличными

Максимально допустимый лимит расчетов наличными между организациями или же индивидуальными предпринимателями не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. Причем данный лимит будет действовать и после истечения срока действия договора.
Например, между ИП «Волга» и ИП «Беркут» был заключен договор аренды. У ИП «Беркут» после истечения срока договора осталась задолженность перед ИП «Волга» в размере 300 тыс. руб. Из общей суммы долга ИП «Беркут» только 100 тыс. руб. сможет выплатить наличными.

Прием наличных

В случае, если организация не относится к категории малого или микробизнеса, прием наличных средств производится посредством приходного кассового ордера (ПКО). Работник, принимающий документ, должен проверить наличие в нем:

  • подписи бухгалтера или же руководителя;
  • указания суммы в соответствии с фактически переданной суммой наличности;
  • наличие подтверждающих документов, в случае указания таковых в ПКО.

Пересчет наличных денежных средств производится поштучно в присутствии передающего их лица. В случае, если сумма, заявленная в ПКО, совпадает с фактической суммой наличных денег, кассовый работник ставит печать и подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру, после чего передаёт её лицу, от которого денежные средства были получены.

Выдача наличных денег

При выдаче наличности из кассы кассир должен проверить расходный кассовый ордер (РКО) на наличие:

  • подписи бухгалтера или же руководителя;
  • соответствия суммы, указанной прописью, с суммой, указанной в документе цифрами.

Для того, чтобы осуществить выдачу кассир должен идентифицировать личность получателя по удостоверяющему документу (паспорту). Получатель в свою очередь должен расписаться в РКО, подтвердив тем самым факт получения денежных средств.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Ответственность за соблюдение установленных норм лежит на всех сотрудниках, которых в обязательном порядке необходимо ознакомить со всеми нормативными документами, приказами и инструкциями при приеме на работу.
Случается, что данный этап игнорируется владельцами бизнеса, и подпись нового сотрудника ставится скорее для галочки. Подобное отношение в будущем может сыграть злую шутку с самим предпринимателем, ведь за ошибки своих подчиненных он будет нести ответственность.
Административное наказание предусмотрено в случае следующих нарушений ведения кассовой дисциплины:

  1. Превышение лимита в 100 тыс. руб. по одному контракту;
  2. Не оприходованная наличность;
  3. Наличные деньги хранятся не в установленном виде (вне сейфа или денежного ящика);
  4. Наличность в кассе превышает допустимый лимит;
  5. Трата выручки на неразрешенные цели.

В случае, если нарушения были зафиксированы в момент проверки ИП, штраф составит от 4 до 5 тыс. руб., если же нарушение допустила организация, штраф возрастет в 10 раз и составит уже от 40 до 50 тыс. руб.

Кассовая дисциплина – это свод обязательных правил, которым должны следовать хозяйствующие субъекты при проведении операций по поступлению, хранению и выдаче наличных денежных средств.

Расчеты с применением наличности организации и индивидуальные предприниматели проводят через операционную кассу. Следует разграничивать понятия: операционная касса предприятия и кассовый аппарат, который в обиходе также называют «касса».

Кассовый аппарат – это устройство, предназначенное для автоматизации учета поступления денег, регистрации покупки товара (услуг, работ) и печати чека.

Под операционной кассой подразумевается совокупность всех действий, которые производятся с наличными деньгами в процессе хозяйственной деятельности.

И операция по поступлению выручки, полученной через ККТ, является составной частью целого комплекса процедур, связанных с приходом, хранением и выдачей наличности. Любая кассовая операция требует документального оформления с учетом нормативов действующего законодательства.

Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину

Все субъекты, использующие наличные деньги в процессе ведения хозяйственной деятельности, обязаны следовать установленным требованиям ведения кассовых операций вне зависимости от:

  1. Системы налогообложения;
  2. Применения ККМ;
  3. Использования БСО.

Упрощенные правила действуют для ИП. Предприниматели имеют право:

  • не заполнять РКО, ПКО и кассовую книгу;
  • не устанавливать лимит расчета наличными.

Но если у ИП присутствуют наемные работники, он обязан оформлять документацию, подтверждающую выплату зарплаты.

Не лимитировать количество денег, хранящихся в кассе, также имеют право организации, относящиеся к малому бизнесу, согласно действующей редакции ст. 4 закона от 24.07.2007 №209-ФЗ и постановлению Правительства РФ от 04.04.2016 №265.

Следует понимать, что все деньги, поступающие в кассу фирмы, принадлежат юридическому лицу. И произвольно использовать наличные финансы компании на собственные нужды не имеет права даже единственный учредитель.

ИП же могут забирать наличные деньги из кассы в любой момент и в любом количестве, главное, не допускать просрочки по уплате налогов и взносов. Если ИП применяет кассовые документы, выдачу из кассы сумм на собственные нужды необходимо оформить расходным ордером.

О применении ККТ и бланков строгой отчетности

Прием выручки в наличной форме обязывает использовать ККМ за исключением случаев:

  • применения ЕНВД организациями и ИП, а также когда предприниматель находится на ПСН (до 01.07.2018, после этого срока необходимо использовать онлайн-кассы);
  • использования БСО фирмами и предпринимателями при предоставлении услуг гражданам;
  • ведения ИП и организациями деятельности в сложных территориальных условиях, в которых затруднено использование ККМ.

Количество ККТ, которое может находиться в эксплуатации, не ограничено. Вся полученная выручка за рабочую смену должна быть проведена через кассу компании (ИП).

К применению допускается ККТ (онлайн-касса), которая:

  1. Поставлена на учет в налоговой инспекции;
  2. Имеет корпус с нанесенным заводским номером;
  3. Оборудована фискальным накопителем, в который передаются фискальные данные;
  4. Имеет встроенные часы, работающие в режиме реального времени;
  5. Проверяет контрольные числа регистрационного номера ККТ;
  6. Оборудована функционалом, предусматривающим печать фискальных документов (данная функция может отсутствовать при расчетах, осуществляемых через Интернет);
  7. Умеет формировать фискальные документы в электронном виде и передавать их любому фискальному оператору, а также принимать подтверждения от оператора;
  8. Выдает информацию о нарушении процедуры обмена данными с фискальным оператором и прочих неполадках и неисправностях самой ККТ;
  9. Обеспечивает прием информации о сумме платежа от терминала, передающего распоряжения в банк (устройства эквайринга);
  10. Не допускает формирование чека (БСО) или корректирующего чека (БСО), содержащего больше одного признака расчета;
  11. Обеспечивает печать двумерного QR-кода на чеке (БСО);
  12. Формирует отчет о текущем состоянии расчетов в любой момент для предъявления проверяющему инспектору;
  13. Обеспечивает поиск любого документа по номеру из фискальной памяти, его распечатку или передачу в электронной форме;
  14. Исполняет протоколы обмена информацией.

Модели ККТ, соответствующие требованиям, заносятся органами ФНС в реестры ККТ и фискальных накопителей.

В связи с переходом на кассы нового поколения с 01.07.2017 года многие унифицированные формы утратили свою актуальность, так как вся нужная информация хранится в памяти ККТ и может быть распечатана в любой момент. Организации (ИП), использующие онлайн-кассы, могут НЕ заполнять:

  • справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6);
  • журнал кассира-операциониста (форма КМ-4);
  • журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
  • акт возврата денег покупателям (форма КМ-3) и др.

Эта документация обязательно оформлялась на старых ККТ. Следует отметить, что вышеуказанные документы не имеют (и ранее не имели) отношения к кассовой дисциплине.

Бланки БСО

БСО разрабатываются организацией (ИП) самостоятельно, если форма бланка для видов услуг, оказываемых фирмой (ИП), не утверждена законом. Разработанный БСО должен соответствовать требованиям Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 №359.

Применять такой бланк можно до 01.07.2018 года. После этой даты следует использовать онлайн-устройства, предусматривающие формирование БСО в электронном виде.

На текущий момент использование таких устройств является добровольным. Обязательные реквизиты для новых БСО перечислены в законе от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Копии бланков (отрывные корешки БСО) подлежат передаче в основную кассу вместе с наличностью и служат подтверждением суммы выручки, полученной за смену.

К кассовой дисциплине также не относятся: БСО, книга учета БСО и КУДиР.

Кассовые документы и их оформление

Для оформления кассовых операций используют следующие унифицированные бланки:

  1. Приходный кассовый ордер (форма КО-1).
  2. Расходный кассовый ордер (форма КО-2).
  3. Кассовая книга (форма КО-4).
  4. Книга учета денежных средств (форма КО-5).
  5. Платежная (форма Т-53) и расчетно-платежная ведомости (форма Т-49).

Унифицированная форма (КО-3) журнала регистрации ордеров не является обязательной, административной ответственности за ее отсутствие не предусмотрено.

Оформление кассовой документации допускается как на бумаге, так и в электронном виде.

Бумажные бланки должны содержать подписи уполномоченных лиц, электронные документы заверяются специальной электронной подписью.

Обязанность по проведению операций по кассе возлагается на кассового работника. Руководитель организации или ИП могут выполнять функции кассира самостоятельно при отсутствии в штате уполномоченного сотрудника.

Формирует вышеуказанные кассовые документы главный бухгалтер или другое ответственное лицо, назначенное приказом руководителя.

Если кассовых работников в компании несколько, один из них назначается на должность старшего кассира.

Соблюдение кассового лимита

Количество денег, которое может находиться в кассе субъекта после окончания рабочего дня, ограничено установленным лимитом. Всю сверхлимитную наличность следует хранить на банковском счете.

Лимит разрешается не соблюдать:

  • в дни расчетов по оплате труда и прочих выплат, входящих в ФОТ;
  • в выходные и праздничные дни, если компания функционировала и получала наличную выручку.

Лимит устанавливается фирмой самостоятельно путем издания соответствующего приказа. Для расчета переходящего остатка наличности следует руководствоваться формулами, приведенными в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Срок действия установленного лимита законодательно не установлен. Если такой период не предусмотрен действующим приказом, организация пользуется утвержденным расчетом до издания нового распоряжения руководителя.

Если лимит остатка наличности в компании не утвержден, он признается равным нулю. За хранение в кассе сумм, превышающих допустимый предел, инспекторы выпишут штраф.

Как отмечалось ранее, малые организации и ИП лимит могут не устанавливать.

Расчеты с подотчетными лицами

Финансовые средства под отчет выдаются сотрудникам на оплату расходов, относящихся к хозяйственной деятельности компании.

Приказом директора компании утверждаются:

  1. Список таких сотрудников;
  2. Максимальные суммы выдаваемых средств;
  3. Предельные сроки для совершения необходимых действий.

Указаниями ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У был изменен ранее действующий порядок получения подотчетных средств, а именно:

  • выдача денег только на основании личного заявления работника (теперь достаточно распорядительного документа руководителя организации);
  • запрет на получение новых подотчетных сумм работниками, которые не отчитались по ранее полученным средствам (теперь разрешено выдавать деньги при наличии задолженности).

При этом работодателям не запрещается производить выдачу денег под отчет по старому порядку – на основании заявления сотрудника.

Работник обязан в течение трех рабочих дней по окончании периода, на который были выданы наличные, подать авансовый отчет с приложением первичных документов, обосновывающих произведенные расходы.

Ограничение расчетов наличными

Кассовой дисциплиной предусмотрено ограничение расчетов наличными деньгами между организациями (ИП) в пределах 100 000 рублей по одной сделке.

Данное требование не касается расчетов с гражданами (физлицами).

Также не лимитируются размеры выплат по заработной плате, социальным платежам и подотчетным суммам (послабление не применяется, если подотчетник оплачивает договорные обязательства компании по доверенности).

Из полученной в кассу выручки запрещается погашать и выдавать ссуды, оплачивать аренду недвижимости и дивиденды.

Процедура проведения наличных расчетов утверждена Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.

Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.

Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.

Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.

При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:

  • все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
  • приказ об утверждении кассового лимита;
  • бухгалтерские регистры;
  • авансовые отчеты;
  • книги (журналы) по учету БСО.

За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:

  1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
  2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
  3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
  4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
  5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
  6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.

В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:

  • превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
  • отражение поступившей выручки в неполном объеме;
  • невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
  • применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
  • несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
  • необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.

Штрафы по кассовой дисциплине и ККТ

Если в результате проведенной проверки инспекторы выявят нарушения, могут быть предъявлены штрафы согласно следующим статьям административного законодательства:

Кассовая дисциплина
п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ 4 000 – 5 000 руб. для должностного лица (ИП)
40 000 – 50 000 руб. для юр. лиц
Неприменение ККТ
п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ 25 – 50% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 10 000 руб. – для должностного лица (ИП)
75-100% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 30 000 руб. – для юр. лиц
Неприменение ККТ повторно, при сумме продаж без применения ККТ свыше 1 млн. руб.
п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ 1 – 2 года дисквалификации ответственного лица
до 90 суток – приостановление работы юр. лица (ИП)
Применение ККТ, не соответствующей требованиям
п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица
Непредставление документов по требованию налоговых органов
п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица
Невыдача бумажного чека (отказ в передаче чека в электронном виде)
п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ предупреждение или штраф 2 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 10 000 руб. для юр. лица

Следует отметить, что привлечь к административной ответственности налогоплательщика возможно в течение двух месяцев с момента совершения нарушения.

И при однократном нарушении кассовой дисциплины субъект может избежать штрафов. Но такой факт неизбежно привлечет внимание налоговых органов и при обнаружении дополнительных недочетов в работе субъекта может спровоцировать проведение выездной проверки.

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

Открытие расчетного счета в банке «Тинькофф»

  • 6 месяцев бесплатно для новых ИП и малого бизнеса (ООО).
  • Открытие за 1 день.
  • Интеграция с онлайн бухгалтерией (автоматический расчет УСН, ЕНВД, страховых взносов).
  • 6% на остаток по счету.

Подать заявку на регистрацию счетаза 9 минут

Открытие расчетного счета в банке «Точка»

  • Бесплатное открытие расчётного счёта.
  • 3 месяца бесплатного обслуживания.
  • 7% годовых на остаток каждый месяц.

Подать заявку на регистрацию счеталучший мобильный банк 2015, 2016, 2017

Открытие расчетного счета в банке «Восточный банк»

  • 3 месяца бесплатно.
  • Овердрафт сразу после открытия.
  • Онлайн регистрация счета.

Подать заявку на регистрацию счетакредит для бизнеса сразу после открытия счета

Открытие расчетного счета в банке «Открытие»

  • Бесплатное открытие расчетного счета.
  • Обслуживание 0 руб. в месяц.
  • Онлайн регистрация.

Подать заявку на регистрацию счетаспецпредложения от AmoCRM, Tilda, Shiptor, Insales

Открытие расчетного счета в банке «ВТБ»

  • Бесплатное открытие расчетного счета.
  • Бесплатное обслуживание 3 месяца.
  • Онлайн регистрация.
  • Переводы и операции с наличными 0 руб.

Подать заявку на регистрацию счетапереводы наличных 0 руб. комиссия

Контрольно-кассовая дисциплина в 2018–2019 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:

  • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
  • Юрлицами и ИП, находящимися на ЕНВД, и ИП, применяющими ПСН. Им достаточно оформить для покупателя любой документ, подтверждающий прием денег. По содержанию он схож с обычным товарным чеком. Однако с 01.07.2018 эти лица (кроме занятых определенными видами деятельности) утратили возможность таким образом оформлять получение денежных средств и обязаны применять онлайн-кассы (п. 7 ст. 7 закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Ведение таких видов деятельности, как оказание услуг населению, торговля в розницу, услуги общепита и ряд других, дает плательщикам ЕНВД и ИП, применяющим ПСН, право отложить применение онлайн-касс до 01.07.2019 (п. 7.1 ст. 7 закона № 290-ФЗ).
  • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

О возможности неприменения ККТ при УСН в связи с введением онлайн-касс читайте и .

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2018–2019 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

  • Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.

Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».

  • Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
  • Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
  • Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ, основные этапы внедрения которых приходятся на 2017–2019 годы.

Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

  • «Онлайн-кассы с 2017 года — закон принят»;
  • «Актуальные поправки к закону об онлайн-кассах».

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

  • Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
  • Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
  • Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, – ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2018–2019 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

  • Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
  • Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
  • Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
  • Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте в материале «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

  • Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).

О действующем порядке выдачи денег по отчет читайте .

  • Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2018-2019 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в материале «Как рассчитать лимит остатка кассы?».

  • Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статьях:

  • «Валютные операции: понятие, виды, классификации»;
  • «Изменения в валютном законодательстве с 2018 года».

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)».

Для лиц, имеющих возможность отсрочить начало работы с онлайн-кассами, остаются в силе правила, позволяющие выдавать при получении денег за осуществленную у них покупку документ любой формы, свидетельствующий о получении средств. Поэтому форму необходимых им бланков (в частности, бланков БСО, применяемых, например, при оказании услуг населению) фирма или ИП вправе разработать самостоятельно, если такой бланк не утвержден на законодательном уровне. Обязательные реквизиты таких БСО приведены в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Корешки бланков БСО, подтверждающих сумму полученной за день выручки, следует сдать вместе с деньгами в операционную кассу в конце рабочего дня.

Подробнее о применении БСО старого образца читайте в материале «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

  1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
  2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

  • «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
  • «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2018–2019 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

  • неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
  • превышения лимита расчетов наличными;
  • превышения лимита остатка кассы;
  • использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
  • невыдачи кассовых чеков или БСО;
  • несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
  • выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

О процедуре, которая может снизить риски выявления ИФНС кассовых нарушений, читайте в статье «Порядок проведения аудита кассовых операций».

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Срок привлечения к ней ограничен 2 месяцами со дня совершения правонарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ), так что разовое нарушение кассовой дисциплины в 2018–2019 годах может остаться безнаказанным.

Своевременно же выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

  • штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
  • штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

  • дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
  • приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2018-2019 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

  • предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
  • предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

  • за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
  • введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения 2-месячного срока с момента совершения правонарушения), то радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. С 01.07.2017 обязательными для применения стали ККТ нового типа – онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

Существуют лица, не обязанные применять ККТ, а также лица, обладающие правом начать делать это позднее (с 01.07.2018 или с 01.07.2019). Они вправе выдавать при приеме денег любой документ, подтверждающий факт приема. Этот документ может иметь самостоятельно разработанную форму, если его бланк не утвержден законодательно. Здесь можно руководствоваться правилами оформления старых БСО.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2018–2019 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), – ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

>Кассовая дисциплина в 2019 году

Что это такое

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

  • оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
  • соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
  • соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
  • соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.

Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако, с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также, согласно упрощенному порядку, ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2019 году кассовые операции оформляются следующими документами:

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
  2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
  3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
  4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
  5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

  • Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
  • Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Лимит остатка по кассе в 2019 году

Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе, сверх установленного лимита, является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

В этом случае применяется формула:

L = V / P x Nc

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x Nn

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание: желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Понятие кассы

Оборот наличности на предприятии требует строгого учёта. Законодательством подробно регламентируется кассовая дисциплина для ООО. Важно уделять достаточно внимания этой сфере деятельности, чтобы избежать штрафных санкций

Когда упоминают кассу на предприятии, это относится к двум ситуациям:

  1. Кассовый аппарат. Согласно соответствующему закону при продаже товаров, услуг клиентам в большинстве случаев требуется иметь кассовый аппарат, на который должны быть оформлены документы. Предусмотрены также отчёты о его работе, которые предоставляются в налоговую.
  2. Кассовая дисциплина. Кратко говоря, это – совокупность правил, обязательных для исполнения при обращении с наличными деньгами на предприятии.

Второе понятие охватывает несколько важных разделов:

  1. Правильное оформление кассового документооборота. Квитанции, чеки, ордера предназначены для учета поступления и расхода наличности на предприятии.
  2. Выполнение требований по наличному лимиту кассы. Здесь речь идёт об остатке денег на закрытие смены или дня. Эта норма тщательно контролируется, и за её нарушение грозит серьёзный штраф.
  3. Выполнение правил, регламентирующих выдачу предприятием наличных денег и порядок учёта.
  4. Исполнение ограничений по применению наличных денег в расчётах между фирмами.

Комплекс перечисленных вопросов обеспечивает выполнение операций с наличными деньгами в соответствии с нормами законодательства.

Используемые документы

Кассовая дисциплина для ООО требует документировать любые операции, проводимые в денежной форме. Для этого применяются следующие типовые варианты оформления кассовых операций и денежных документов:

  1. Один из основных — приходный кассовый ордер. С его помощью оформляется любое поступление наличности в распоряжение предприятия. Деньги, которые вносятся в наличном виде, должны быть оформлены с помощью указанного документа. Когда на предприятии используются кассовые аппараты, деньги, полученные с их помощью, можно оформлять с помощью разовых приходных ордеров на всю сумму, полученную за сутки работы.
  2. Расходный кассовый ордер используется при выдаче денег из кассы. Используется во всех случаях, кроме выдачи зарплат, стипендий и других подобных расходов.
  3. Расчётно-платёжные ведомости заполняются, когда выдаётся заработная плата и аналогичные выплаты.
  4. Книги учёта кассиров применяются в ситуациях, когда на предприятии задействованы неколько касиров. Они в конце рабочего дня с помощью такой книги отчитываются в своей работе перед старшим кассиром.
  5. Кассовая книга — основной документ, в котором систематизируются все факты движения наличности компании.

Кассовая дисциплина для ООО в году, включает в себя правильное ведение всех указанных форм документации.

Лимит по кассе

По согласованию с банковским учреждением устанавливается предельная величина остатка денег на конец рабочего дня. Если предприятие не оформляло его, применяется нулевое значение. Тогда любая сумма денег, не сданная в банк, станет превышением, повлечёт за собой штраф. Такой лимит также называют переходящим остатком.

Существуют некоторые исключения по лимиту наличности. В бухгалтерском учете предусмотрено, что ограничения можно безнаказанно нарушаться, когда выдавалась зарплата, в выходные, праздничные дни.

При переговорах с банком величина запрашиваемого лимита должна быть обоснована. Вот пример такого расчёта. Сначала нужно выбрать расчётный период. Перечисляются параметры, играющие существенное значение:

  1. Общая сумма полученной предприятием наличности, переводов в пути за выбранный период (СУМ).
  2. Количество рабочих дней, принимаемых к учету (КД).
  3. Частота проведения сдачи денег в банк (ЧС).

Способ расчёта регулирует Центробанк России. Период расчёта не может превышать 92 рабочих дня. Ограничений в меньшую сторону не имеется.

Последний параметр учитывает удалённость адреса ведения деятельности и возможность по сдаче налички в банк. Он не обязательно определяет ежедневную сдачу. Банк учитывает конкретную ситуацию. Возможно, что фирма наносит визит в банк не чаще одного раза в три дня. В этом случае данный параметр равен трём. Он не может превышать семи дней.

Расчёт производится по следующей формуле:

(Лимит остатка) = ( СУМ / КД ) * ЧС

Допустим, предприятие рассматривает декабрь 2017 года. Выручка составила 357 000 рублей, количество рабочих дней равно 21, деньги сдаются в банковское учреждение раз в два дня.

(Лимит остатка) = ( 357 000 рублей / 21 ) * 2 = 34 000 рублей

В некоторых ситуациях расчёт лимита осуществляется по-другому. Это относится к тому бизнесу, в котором практически отсутствует работа с наличными деньгами. Установленные исключения из этого правила:

  • выплаты зарплат;
  • расчётов с различными контрагентами таким образом.

Наличка берётся в банке для одной из этих двух целей. Снятие денег для произведения расчётов — фактор, определяющий величину лимита. Расчёт выполняется следующим образом:

  1. Выбирается период рассмотрения. Он не может превышать 92 рабочих дней. (КД).
  2. Рассматривается объём средств снятых со счёта для указанных целей. (СУМ). Сюда не входят деньги для выплаты зарплат, стипендий.
  3. Фиксируется количество дней, за которые сдаётся наличка. Оно должно быть не больше семи дней. (ЧС).

Расчёт производится по формуле:

(Лимит остатка) = ( СУМ / КД ) * ЧС

После получения лимита от банка, производится оформление на предприятии. Издаётся приказ, который фиксирует факт, что на предприятии установлен определённый лимит остатка.

Подотчётные лица

Выдача денег сотрудникам, направленным в командировку, под отчёт для различных целей или для затрат на представительские расходы рассматривается, как предоставление наличных средств подотчётным лицам. Тратить полученные деньги необходимо в соответствии с нормами закона.

Оформление осуществляется на основании заявления сотрудника. При оформлении командировки требуется приказ руководителя о направлении данного работника в с определёнными, конкретно сформулированными целями. Заявление заверяется руководителем.

Организация кассовых операций предусматривает выдачу денежных купюр на основании расходного ордера. Информация о проведённой операции фиксируется в кассовой книге.

Важно отметить, что сотрудник не может выступать подотчетным лицом и получать наличность, если он не погасил задолженности по ранее выданным деньгам. В заявлении рекомендуется указывать факт отсутствия рассматриваемого долга.

Выданные суммы наличных денег подлежат возврату в течение определенного срока. При этом заполняется соответствующий отчёт, к которому прикрепляются подтверждающие документы. Максимальный срок составляет три рабочих дня после указанного в бухгалтерских документах срока возврата. Это действует на ОСНО и других системах налогообложения.

Если сотрудник отказывается возвращать выданные ранее средства, то они засчитываются в налогооблагаемый доход, при этом облагаются НДФЛ.

Подотчётные деньги разрешается выдавать другим образом. Порядок ведения кассовых операций предусматривает, что если сотрудник сделал оплату в интересах предприятия, при наличии подтверждающих документов, соответствующая сумма может быть возвращена. Примером может быть закупка канцелярских товаров.

Важные моменты

Когда нарушается учет кассовых операций, ответственный сотрудник может получить штраф в сумме от четырёх до пяти тысяч рублей. Это относится к индивидуальным предпринимателям, должностным лицам предприятий. Наказание для юридических лиц гораздо строже – штраф от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Владелец бизнеса иногда по закону имеет право взять деньги из кассы для себя лично. Это возможно только в том случае, когда он является индивидуальным предпринимателем. Если речь идёт об обществе с ограниченной ответственностью, у него такого права нет. Индивидуальный предприниматель, беря деньги из кассы, обязан воспользоваться кассовым ордером с формулировкой, где фиксируется, что деньги предназначены для личных нужд.

Индивидуальный предприниматель имеет право не использовать лимит остатка кассы. Закон предоставляет такую возможность. Если раньше это ограничение было установлено, то должен быть написан внутренний приказ, в котором закреплён отказ от использования кассового лимита. Кассовая дисциплина ООО на УСН не предусматривает кассовый лимит.

Использование онлайн-касс

Кассовая дисциплина в 2018 году для ООО предусматривает важное новшество — использование онлайн-касс. Работа кассового аппарата теперь выполняется следующим образом:

  1. Печатаются чеки покупателям.
  2. Далее следует формирование электронного документа.
  3. Электронная копия чека отправляется в налоговую инспекцию.
  4. По желанию покупателя предоставляется копия электронного чека на указанный электронный адрес.

Приянтый закон утверждает порядок использования новых кассовых аппаратов, причём электронные копии чеков пересылаются не прямо в налоговую, а через доверенных операторов, накапливающих фискальные данные, которые затем передаются в налоговую.

Наказание для индивидуальных предпринимателей — штраф до четырёх тысяч рублей. Юридические лица получат штрафные санкции до сорока тысяч рублей.

Некоторые категории предпринимателей могут не использовать кассовые аппараты. Это происходит в случаях, когда:

  1. Индивидуальный предприниматель оказывает услуги населению, рассчитываясь посредством квитанций на специальных бланках строгой отчётности.
  2. При курьерской доставке, торговле в транспортных средствах (поездах), на рынках, в ларьках.
  3. Кассовая дисциплина ООО на ЕНВД не предусматривает использования.
  4. Работающие на патентной системе.

Принципы соблюдения кассовой дисциплины

Сформированы основные правила, на которые необходимо обращать особое внимание:

  1. Каждое движение наличных денег должно быть документально оформлено в соответствии с требованиями законодательства.
  2. Ведение кассовой дисциплины ООО требует, чтобы полученные средства использовались в точности на те цели, для которых выдавались.
  3. Предприятие обязано обеспечить ведение полного комплекта кассовых документов.
  4. Надо контролировать величину кассового лимита и обеспечивать его соблюдение.
  5. Расчёты между контрагентами посредством использования налички не должны превышать установленных пределов.
  6. Внутри фирмы приказом назначается сотрудник, несущий ответственность за правильность проведения кассовых операций.
  7. Когда сотрудникам выдаются на руки финансовые средства, получение оформляется посредством составления авансового отчёта, подкреплённого необходимыми документами.

Правильное ведение кассовых операций в соответствии с требованиями нормативных актов — важная часть функционирования любого бизнеса. Для избежания санкций этой сфере рабочего процесса нужно уделять особое внимание.